Das Resultat ist dann im schlimmsten Fall eine nicht mehr gewährleistete Betriebssystemfunktionalität. Und die einzige Möglichkeit, den Schaden zu beheben, ist die vollständige Neuinstallation des Betriebssystems – mit der Notwendigkeit einer Formatierung der Festplatte. Spätestens bei dieser Formatierung werden dann alle persönlichen Daten, alle Aufzeichnungen, Anwendungen, Multimediadateien, Treiber und Einstellungen gelöscht.

Aber nicht nur eines der vielen gefährlichen Schadprogramme kann eine Neuinstallation notwendig machen und somit einen Datenverlust hervorrufen. Auch, wenn eine der Hardwarekomponenten einen Defekt aufweist, beispielsweise aufgrund jahrelanger Nutzung oder aufgrund eines anderweitig hervorgerufenen Schadens, sind die Daten gefährdet. Denn einer defekten Festplatte sind die Daten in der Regel nicht mehr zu entnehmen.

Aus eben diesem Grund betreiben viele Nutzer eine regelmäßige Datensicherung, Backup genannt. Dadurch wird gewährleistet, dass im Falle einer Beschädigung durch Viren oder Hardwarefehler die für den Nutzer wichtigen Dateien wiederhergestellt werden können.

Der heimische Computer und die darauf enthaltenen Daten sind leider kein Werk für die Ewigkeit. Um zumindest aber die Daten zu erhalten, ist es wichtig, den Sinn der Datensicherung zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, die aufgrund der hohen und stetig wachsenden Nachfrage nach Sicherheit inzwischen äußerst ausgereift und vielschichtig sind.

Manuelle Datensicherung durch den Nutzer

Das manuelle, d.h. explizit durch den Nutzer ausgeführte Backup ist wohl eine der kostengünstigsten Alternativen, die persönlichen Daten gegen Verlust abzusichern. Gleichzeitig zeigt die Benennung als „manuell“, dass auch der Gegenpart „automatisch“ realisiert ist und weist somit auf den wohl gravierendsten Nachteil des manuellen Backups hin: Den Zeitaufwand.

Wann immer man etwas selbst erledigt und nicht auf automatische Routinen zurückgreift, ist dies für den Anwender mit einem – gerade im Bereich der Datensicherung – erheblichen Aufwand verbunden. Für die manuelle Datensicherung benötigt der Anwender entweder einen vom Betriebssystem separierten Bereich, Partition genannt, auf seiner Festplatte, der im Falle eines Ausfalls des Betriebssystems bei einer Neuinstallation nicht mitformatiert wird, oder er verwendet ein vom Betriebssystem externes Speichermedium. Zu diesen gehören beispielsweise zusätzliche Festplatten, entweder ebenfalls intern verbaut oder extern verfügbar, USB-Sticks oder CDs, DVDs und Blu-ray Discs. Darauf sichert der Anwender immer wieder aufs Neue seine Daten, was gerade bei einer regen Arbeit mit dem Computer zu Unübersichtlichkeit und erheblicher Mühe führt.

Früher oder später wird es dem Nutzer da einfallen, auf ein automatisches Backup zurückzugreifen, wobei er über eine große Bandbreite an Produkten verfügen kann, über die er sich zunächst einen Überblick verschaffen sollte, nachdem er sich im Klaren darüber ist, welchen Service er insgesamt benötigt.

Automatische Datensicherung durch ein Programm

Programme, die dem Nutzer die mitunter oft als lästig empfundene Arbeit bei der Datensicherung abnehmen, haben sich unlängst etabliert und weiterentwickelt. Der potentielle Nutzer wird gute und weniger geeignete Produkte in allen Preisklassen vorfinden können. Dabei darf der Nutzer bei Weitem nicht davon ausgehen, dass das teuerste verfügbare Programm zugleich das beste unter diesen darstellt. Ein Programm, das zum Preis von 50 Euro angeboten wird, kann einen größeren Funktionsumfang und eine insgesamt höhere Qualität aufweisen, als ein Programm, das mit bis zu mehreren Hundert Euro sehr teuer berechnet ist. Es ist daher angebracht, die prinzipiellen Funktionen eines Backup-Programms zu erläutern, die der Nutzer für sein Produkt überprüfen kann.

Die Wahl des Speichermediums

Wie beschrieben, gibt es mehrere Möglichkeiten, wohin die Daten gesichert werden können. In der Regel gilt, dass, je unabhängiger ein Datenträger von den empfindlichen Komponenten, wie dem Betriebssystem oder der Hardware des heimischen Rechners, ist, desto sicherer ist ein Backup.

Dies macht externe Datenträger zu den Favoriten und der Nutzer sollte sicherstellen, dass das Backup-Programm die Verwendung externer Speichermedien unterstützt. Je breiter die Palette an unterstützten Formaten ist, desto nützlicher kann dies für den Nutzer sein. Denn wenn der Anwender später auf ein anderes Speichermedium ausweichen will, sollte sein gewohntes und bewährtes Programm dieses Medium auch unterstützen. Zu den aktuell wichtigsten Speichermedien gehören externe Festplatten, CDs, DVDs, Blu-ray Discs, USB-Sticks und auch spezielle Netwerkfestplatten, NAS genannt.

Ein ebenfalls sehr sicheres und zukunftsweisendes Medium, das gute Backup-Programme bereits unterstützen, ist der Server. Das Programm sichert die Daten dabei virtuell und macht sie so nicht nur praktisch überall verfügbar, sondern auch sehr sicher. Der potentielle Anwender sollte sich im Klaren darüber sein, ob diese Möglichkeit für ihn bereits in Frage kommt, oder ob er sich mit einem Produkt, das diese Funktion implementiert hat, für die Zukunft absichern will.

Intelligente und konfigurierte Routinen

Die Entwicklung im Bereich der Backup-Programme hat bereits große Fortschritte gemacht. Die qualitativ hochwertigen Programme sind heute in der Lage, selbstständig zu erkennen, welche Daten ein Nutzer verändert hat, und welche sich somit lohnen, gerettet zu werden. Ein Programm, das über diese „intelligente“ Arbeitsweise nicht verfügt, könnte zum Beispiel immer und immer wieder ein und dieselbe Datei neu sichern, was zwangsläufig zu einem nicht zu deckenden Bedarf an Speicherplatz führen würde.

Der Nutzer sollte sich jedoch im Klaren darüber sein, dass er – so oder so – das Programm im Vornherein konfigurieren muss. Dies ist wichtig, um das Programm daran zu hindern, völlig unnötige Schritte auszuführen, fordert aber gleichzeitig seine Aufmerksamkeit in Bezug auf den Produkterwerb. Denn es empfiehlt sich, solch ein Programm auszuwählen, das lediglich einmalig vor dem regelmäßigen Betrieb konfiguriert werden muss. Ein Programm, dem man immer wieder aufs Neue manuell den Befehl geben muss, die Daten zu sichern, lohnt sich wenig und kommt dem Gedanken einer automatischen Routine wenig entgegen.

Unsichtbares Arbeiten im Hintergrund

Viele Nutzer wünschen sich, mit der Datensicherung so wenig wie möglich zu tun zu haben. Dies wird am besten dadurch gewährleistet, dass das Programm unsichtbar im Hintergrund, d.h. vom Benutzer unbemerkt abläuft. So muss der Benutzer keinen unnötigen Gedanken an die Datensicherung “verschwenden”.

Für die Arbeit im Hintergrund ist es daher umso wichtiger, dass das Produkt zuverlässig arbeitet. Einem Produkt, dem man die Datensicherung anvertraut, sollte diese Arbeit – gerade, wenn man längere Zeit keinen Blick auf das Programm wirft – aufs Trefflichste ausführen und das Vertrauen verdienen. Eine nur mäßig ausgeführte Sicherung hilft im Ernstfall wenig.

Auch sollte der Nutzer darauf achten, wann sein Programm in Betrieb geht. Das Programm sollte sich im besten Fall direkt beim Start der Benutzeroberfläche des Betriebssystems mit zuschalten und keines zusätzlichen Befehls mehr bedürfen. Sonst kann es nämlich durchaus vorkommen, dass man von einem „unsichtbaren“ Programm glaubt, dass es arbeiten würde, es in Wirklichkeit jedoch niemals aktiviert war. In diesem Fall wären somit sämtliche Daten trotzdem verloren und der Erwerb des Programms sowie seine Nutzung wären vergeblich gewesen.

Ein Blick auf die Systemanforderungen

Die vom Hersteller angegebenen Systemanforderungen sind eine wichtige Information, die man auch in Bezug auf Backup-Programme mit dem heimischen System abgleichen sollte. Ein automatisches Backup-Programm, das – wie oben beschrieben – im Hintergrund läuft, bietet zwar durch eine selbstständige Arbeit die Sicherheit, dass die Daten regelmäßig gesichert werden, benötigt jedoch durch seinen zeitgleichen Betrieb mit anderen Programmen eine gewisse Speicherkapazität und lastet den Prozessor dementsprechend aus. So kann es eventuell dazu kommen, dass, beispielsweise bei gleichzeitigem Betrieb des Backup-Programms mit einem aufwendigen 3D-Spiel, die Systemleistung derart verringert wird, dass ein Spielen nur unter Einschränkungen oder gar nicht mehr möglich ist. Somit gilt auch für den Bereich der Backup-Programme: Ein modernerer, schnellerer PC mit großen Speicherkapazitäten eignet sich besser für den Gebrauch als ein technisch veraltetes Gerät.

Transportables Backup des Betriebssystems

Einige der leistungsstarken Programme zur Datensicherung bieten die Möglichkeit, das verwendete Betriebssystem komplett zu sichern, somit eine Kopie anzufertigen und auf einen anderen Datenträger zu übertragen. Durch diese Möglichkeit kann der Nutzer im geschilderten Ernstfall nicht nur seine persönlichen Daten wiederherstellen, sondern hat uneingeschränkten Zugriff auf beispielsweise „alte“ Anwendungen und Treiber und hat seine komplette Arbeitsumgebung unverändert vorliegen.

Dieses sehr starke Feature von Backup-Programmen ist im Grunde eine High-End-Lösung der Datensicherung, da dem Nutzer nicht das Geringste verloren gehen kann.

Beim Kauf eines Produkts aus dem Backup-Bereich kann der Nutzer weiterhin damit rechnen, diese Eigenschaft dahingehend verfeinert vorzufinden, als dass das Programm ein transportables Betriebssystem-Backup anlegt, das unabhängig der Hardware funktioniert, somit dazu verwendet werden kann, das System im Falle eines Hardwarefehlers auf einer anderen Hardware zu verwenden. Diese „Ausweichmöglichkeit“ wird dadurch realisiert, dass das Programm beispielsweise alternative Treiber zur Verfügung stellt, um sich an andere Begebenheiten anzupassen.

Selbstredend kann das Programm nicht von jeder Eventualität ausgehen – dafür existieren bei Weitem zu viele Hardware-Kombinationsmöglichkeiten. Daher sollte der Nutzer vor allem darauf achten, dass das Programm die Möglichkeit bietet, das Betriebssystem dahingehend zu sichern, dass man es bei einem Virenbefall auf der gleichen Hardware wiederherstellen kann.

Intuitive oder komplizierte Benutzeroberfläche

Es ist ein Fluch von Programmen mit komplexem Funktionsumfang, dass solche Programme meist über eine Benutzeroberfläche verfügen, die man alles andere als benutzerfreundlich nennen kann. Will der Nutzer sich nicht mit unzähligen Icons, komplexen Tabellen, kryptischen Abkürzungen und unverständlichen Schaltflächen herumschlagen, sondern möchte er schnell und einfach zum Ziel – einer Verminderung des Arbeitsaufwandes zur Datensicherung – kommen, sollte er zumindest einen Blick auf die vom Hersteller – aber auch von unabhängigen Testberichten – zur Einsicht gestellten Bildschirmfotos werfen, um sich zu überzeugen, dass das Programm bei aller Komplexität doch noch benutzerfreundlich ist.

Kostenloses Testen des Produkts empfohlen

Fast jeder Hersteller der Backup-Programme bietet für sein Produkt eine kostenlose Demoversion an. Diesen Service sollte der Nutzer nicht ungenutzt lassen, denn er ist die einzige Möglichkeit, bei der sich der Nutzer selbst ein Bild von dem Produkt machen kann.

Ist es wirklich auf meine Bedürfnisse zugeschnitten? Überzeugt es durch eine schnelle Ausführung? Beansprucht es meinen Arbeitsspeicher vielleicht so stark, dass ein Arbeiten neben dem Betrieb des Backup-Programms unmöglich wird? Überzeugt mich gar die Benutzeroberfläche oder behindert es mich eher, als dass es mir hilft, und fordert von mir das Durchwälzen dicker Handbücher? Oder läuft das Programm überhaupt mit meinen Computerkomponenten? All diese Fragen können für den Nutzer von Backup-Programmen wichtig sein und die kostenlose Demoversion ist die Gelegenheit, all diese Fragen zuverlässig zu beantworten. Denn letzten Endes ist es immer eine Sache der persönlichen Betrachtung, ob ein Programm die Anschaffung wert ist.

Bereits während der Downloadphase für die Sicherheitssoftware wird der ungeschützte Rechner mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit infiziert werden. Daher kann bereits an dieser Stelle der erste wichtige Tipp gegebene werden: Ist eine Neuinstallation des PC geplant, sollte unbedingt vorher ein aktueller Virenscanner herunter geladen werden, damit die Installation erfolgen kann, bevor der frische installierte Rechner online geht.

Welche Gefahren drohen?

Es existieren sehr viele unterschiedliche Varianten so genannter Malware. Unter diesem Begriff werden die unterschiedlichen Arten schädlicher Software zusammengefasst. Die klassische Malwarevariante ist der Computervirus, der in rein destruktiver Absicht programmiert und in Umlauf gebracht wird. Die Schadensfunktionen solcher Viren sind sehr unterschiedlich, häufig werden beispielsweise Dateien gelöscht oder manipuliert. Häufiger anzutreffen ist heute so genannte Crimeware.

Solche Programme verfolgen im Gegensatz zu klassischen Viren nicht das Ziel, auf dem befallenen Rechner einen möglichst großen und offensichtlichen Schaden zu verursachen, sondern sollen einen unbemerkten Zugriff auf sensible Daten ermöglichen. Ziel sind meist Anmeldeinformationen für das Online Banking oder auch für Online Auktionsplattformen, um unter der auf diese Weise gestohlenen Online Identität betrügerische Transaktionen durchzuführen. Dabei werden unterschiedliche Methoden angewandt. So wird beispielsweise beim so genannten Pishing der Anwender unbemerkt auf eine Internetseite der Betrüger umgeleitet, auf der er dann seine Anmeldeinformationen eingibt. Während die klassische Variante des Pishing über E-Mails erfolgte, in denen unter gefälschter Absenderadresse ein Link auf die betrügerische Internetseite versandt wurde, basieren modernere Verfahren auf einer direkten Umleitung der Verbindung durch Manipulation des Browsers. Diese Variante ist erheblich gefährlicher, da sie nicht auf eine aktive Mitwirkung des Anwenders angewiesen ist und daher nicht durch umsichtiges Verhalten umgangen werden kann. Eine weitere Crimeware Variante stellen so genannte Backdoor Programme dar. Diese installieren sich unbemerkt auf dem befallenen Rechner und öffnen eine „Hintertür“, die einen unerlaubten Zugriff auf den Rechner über das Internet erlaubt.

Des Weiteren sind Keylogger im Umlauf, mittels derer Tastatureingaben mitprotokolliert und unbemerkt über das Internet versandt werden. Auf einem ähnlichen Prinzip basieren Programme, die heimlich Screenshots anfertigen, um diese anschließend zu versenden. Angesichts dieser vielen Gefahren ist ein wirkungsvoller Schutz des PC unerlässlich.

Der Virenscanner als zentrale Sicherheitskomponente

Der Virenscanner übernimmt eine zentrale Funktion im Sicherheitskonzept für den PC. Seine Aufgabe besteht darin, schädliche Software zu erkennen und unschädlich zu machen. Zwar erlauben alle Virenscanner, einen kompletten Scan der Festplatte durchzuführen, aber diese Methode ist von nur untergeordneter Bedeutung, da sie sehr zeitaufwändig ist und daher nur in größerem zeitlichen Abstand wiederholt werden kann. Die wichtigste Funktion des Virenscanners ist der Echtzeitscan, der jede von der Festplatte gelesene Datei untersucht. Dieses Vorgehen trägt der Tatsache Rechnung, dass keine Software Schäden anrichten kann, solange sie ungelesen auf der Festplatte gespeichert ist.

Wenn also sichergestellt ist, dass die Malware beim Lesen von der Festplatte entdeckt wird, genügt das vollauf. Bei der Erkennung von Viren und anderer Schadsoftware spielt die so genannte Virendefinitionsdatei eine entscheidende Rolle. In dieser Datei sind Informationen über alle bekannten Viren enthalten, wodurch sichergestellt wird, dass diese Viren zuverlässig unschädlich gemacht werden. Da täglich neue Viren in Umlauf gebracht werden, ist eine regelmäßige Aktualisierung dieser Datei unerlässlich. Alle Anbieter von Antivirensoftware bieten eine automatische Aktualisierung an, weswegen sich der Anwender nach der Installation der Software darum in der Regel nicht mehr zu kümmern braucht.

Heuristische Scans

Der Nachteil des geschilderten Verfahrens besteht offenkundig darin, dass auf diese Weise nur bereits bekannte Viren entdeckt werden können. Um den Virenautoren einen Schritt voraus zu sein wäre es erforderlich, dass der Virenscanner auch bislang unbekannte Viren als solche erkennt. Der Konjunktiv ist durchaus angebracht, denn dies gelingt nur mit Einschränkungen. Die Methode, mit der dies zu erreichen versucht wir, ist der „heuristische Scan“. Während die Suche nach bekannten Viren heute eine Standardaufgabe ist, die alle Hersteller von Antivirensoftware perfekt beherrschen, zeigen sich bei der Erkennung unbekannter Viren deutliche Qualitätsunterschiede.

Der Anwender ist gut beraten, vor der Auswahl eines Produktes einige der zahlreichen im Internet publizierten Testergebnisse zu Rate zu ziehen und dabei insbesondere auf die Qualität des heuristischen Scans zu achten. Heuristische Scans untersuchen ausführbare Dateien daraufhin, ob sie verdächtige Aktionen durchführen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Arten von Lese- und Schreibvorgängen auf den Festplatten. Dies verdeutlicht zugleich das Problem heuristischer Scans. Ein Befehl zur Formatierung einer Festplatte oder zur Manipulation einer Datei begründet einen Verdacht, allerdings kommen solche Aktionen auch in normalen Softwareprogrammen vor. Daher erfordert die Entwicklung heuristischer Scanner eine schwierige Abwägung: Entweder wird das Risiko im Kauf genommen, einen Virus zu übersehen oder es werden derart scharfe Kriterien angelegt, dass es zu vielen Fehlalarmen kommt.

Die genaue Vorgehensweise der unterschiedlichen heuristischen Scanner gehört zu den gut behüteten Geschäftsgeheimnissen der Anbieter, weswegen ein Vergleich nur anhand der in Tests erzielten Ergebnisse vorgenommen werden kann.

Remote Scans

Der Terminus „remote Scan“ ist eigentlich für Virenscanner nicht gebräuchlich, er wird hier als Oberbegriff für solche Scanverfahren benutzt, die Malware (Viren, Trojaner und andere Schadsoftware) erkennen sollen, bevor sie den Rechner erreicht. Diese stellen übrigens meistens einen wesentlichen Unterschied zwischen den kostenlos erhältlichen Basisversionen und den kostenpflichtigen Vollversionen von Virenscannern dar. Nur letztgenannte bieten im Normalfall diese wichtige Funktion. Angewandt wird dieses Verfahren beispielsweise bei E-Mail Postfächern. Die kostenpflichtigen Versionen einiger Virenscanner prüfen die Mails, bevor sie auf den Rechner herunter geladen werden. Auch beim Surfen im Internet werden solche Scans durchgeführt. So untersuchen einige Virenscanner auf einer Internetseite vorhandenen Links, bevor der Anwender diese anklickt und klassifizieren sie als gefährlich oder ungefährlich.

Die Firewall als zweite zentrale Komponente

Neben dem Virenscanner ist eine Firewall die zweite zentrale Komponente der Sicherheitsarchitektur eines PC. Um einen weit verbreiteten Missverständnis gleich zu Beginn entgegenzutreten: Die Aufgabe einer Firewall besteht nicht darin, bestimmte unerwünschte Verbindungen zwischen dem PC und dem Internet zu unterbinden. Aufgabe der Firewall ist es vielmehr, sämtliche Typen von Verbindungen zum Internet zu unterbinden, die nicht ausdrücklich erlaubt worden sind.

Verbindungen werden über die Portadresse klassifiziert. Dabei handelt es sich einfach um eine Zahl, die beim Verbindungsaufbau zusammen mit der Adresse übermittelt wird. Es ist üblich (aber keineswegs zwingend), dass sich alle Rechner an eine allgemeine Verabredung halten, welcher Internetdienst über welche Portadresse kommuniziert. So nutzt beispielsweise http die Portnummer 80. Deswegen wird eine Firewall Verbindungen über diesen Port gestatten, wenn der Rechner mit dem Internet Verbunden ist. Aus ähnlichen Gründen werden weitere Ports geöffnet, die beispielsweise für die Kommunikation mit einem Mailserver benötigt werden. Alle nicht ausdrücklich geöffneten Ports bleiben durch die Firewall gesperrt.

Ursprünglich waren Firewalls ausschließlich als Netzwerk Firewalls konzipiert, die auf extra für diesen Zweck vorgesehenen Rechnern betrieben wurden, die zwischen das Internet und die zu schützenden PCs geschaltet wurden. Mittlerweile sind Personal Firewalls weit verbreitet, die auf dem zu schützenden PC selbst installiert werden.

Personal Firewalls

Eine Personal Firewall gehört heute zur Standardausstattung eines Internet PC. Windows Betriebssysteme enthalten eine solche Firewall. Ein wesentliches Problem von Personal Firewalls besteht darin, dass Ihre Konfiguration in der Verantwortung des Anwenders selbst liegt. Einige User verfügen über das dazu erforderliche Wissen, bei vielen anderen wird dies nicht der Fall sein. Soll beispielsweise der Port 110 geöffnet bleiben oder vielleicht doch besser gesperrt werden? Wer nicht weiß, dass über diesen Port mit einem POP3 Postfach kommuniziert wird, ist mit dieser Entscheidung sicherlich überfordert.

Alternativ zu der im Windows Betriebssystem integrierten Firewall können auch Firewalls anderer Anbieter genutzt werden. Wie bei Virenscannern kann auch hier zwischen Freeware Varianten und kostenpflichtigen Vollversionen gewählt werden. Auch für diese Produkte lassen sich im Web problemlos viele Testberichte finden. Als Grundtenor lässt sich feststellen, dass die Unterschiede zwischen den Gratis- und den Vollversionen hier geringer ausfallen als bei Virenscannern.

Ohnehin widersprechen Personal Firewalls eigentlich der Grundidee einer Firewall, die darin besteht, dass unerwünschte Datenpakete das zu schützende System gar nicht erreichen sondern vorher abgefangen werden sollen. Vieles, was in den Testberichten bemängelt wird, ist in Wahrheit diesem Umstand geschuldet und letztlich nicht vermeidbar.

So muss beispielsweise festgehalten werden, dass eine Personal Firewall keinen Virenscanner ersetzen kann. Die Logik dieser Aussage ist denkbar einfach: Da der Anwender die Konfiguration der Firewall ändern kann, kann ein Virus das theoretisch auch tun. Ein Virus wird – wie jedes andere Programm auch- mit den Benutzerrechten des Users ausgeführt, der das Programm aufgerufen hat. Deswegen muss die Firewall durch einen Virenscanner vor einem Angriff „von innen“ geschützt werden. Sie selbst kann das nicht leisten.

Weil eine Personal Firewall ein Programm wie jedes andere ist, kann sie selbst auch zum Ziel von Angriffen werden. So sind beispielsweise im Internet einfache Scripte verfügbar, die jedes von einer Personal Firewall geöffnete Popup Fenster automatisch mit „OK“ quittieren.

Wird auf dem Rechner ein solches Script ausgeführt, wird er Anwender Meldungen der Art „Programm xyz möchte eine Verbindung zum Internet aufbauen. Möchten Sie diese Verbindung zulassen?“ gar nicht mehr zu sehen bekommen, weil sie binnen Sekundenbruchteilen mit „OK“ bestätigt wird. Ebenso kann eine Personal Firewall mittels eines einfachen Programms angegriffen werden, das den entsprechenden Prozess einfach beendet.

Trotz aller im Konzept der Personal Firewall begründeten Sicherheitslücken ist jedoch festzustellen, dass eine solche Firewall die Sicherheit eines Rechners deutlich verbessert. Sie stellt eine weitere Hürde für Angreifer dar, die zunächst mit erheblichem Aufwand überwunden werden muss. Auch wenn diese Hürde letztlich überwindbar ist, besteht kein Grund, darauf zu verzichten.

DSL Firewalls

Ein spezieller Typ der Netzwerk Firewall, die auch für den heimischen PC von Interesse ist, ist die DSL Firewall. Solche Hardware Firewalls werden meist als Kombigeräte aus DSL-Modem, Router und Firewall angeboten. Angesichts der Probleme, die sich durch eine auf dem Rechner selbst installierte Firewall ergeben, wird die Sicherheit durch eine solche Firewall deutlich verbessert. Insbesondere für Anwender, die mit einem einfachen DSL Modem ohnehin nicht auskommen, weil sie möglicherweise mehrere Rechner in einem Heimnetzwerk betreiben wollen, bietet sich diese Lösung an, weil sie in diesem Fall keine zusätzliche Anschaffung bedeutet. Ein wesentlicher Vorteil dieser Firewalls besteht darin, dass sie NAT (Network Address Translation) nutzen. Dies bedeutet, dass die Verbindung zum Internet unter einer anderen Adresse als der des Computers aufgebaut wird und dessen Adresse nach außen nicht sichtbar wird. Auf diese Weise werden viele (aber nicht alle!) der möglichen Angriffe auf einen PC verhindert.

Solche Prozesse werden heute meist durch geeignete Software unterstützt. Man kann gesamte Projekte, mit deren einzelnen Prozessen anlegen und Ressourcen, sowie Aufgaben planen. Desweiteren werden Analysefunktionen geboten, mit deren Hilfe der Projektleiter flexibel auf Probleme reagieren kann. Besonders hervorheben. Auch das Kosten- und Zeitmanagement lässt sich mit dieser Software verwalten. Die Auswahl der verschiedenen Schnittstellen lässt keine Wünsche offen, ob XML oder COM.

Eine integrierte Planungshilfe unterstützt den Anwender bei der Schritt für Schritt Erstellung des Projektkonzepts. Sollten sich während der Arbeitsphase die eine oder andere Aufgabenänderung ergeben, dann ist es jederzeit möglich auf diese Abweichungen zu reagieren und diese den anderen Benutzern kenntlich zu machen.

Was ist Projektmanagement?

Beim Projektmanagement geht es um die Anwendung von Wissen, um vorgegebene Projekte umzusetzen. Diese Projekte zeichnen sich alle durch die folgenden Punkte aus: sie sind zeitlich begrenzt, komplex und für das Unternehmen neu in der Durchführung.

Das Unternehmen gibt dem Projektmanager klare Ziele vor, die mit dem Projekt gelöst werden sollen. Die Frage: “Was ist Projektmanagement?” lässt sich dadurch zusammenfassen, dass das Projekt definiert, geplant und dann überwacht werden muss. Einige Beispiele für Projekte sind Software-Optimierung, die Durchführung von Bauvorhaben oder die Optimierung von Geschäftsprozessen. Besonders wenn es um Vorhaben von großer Komplexität geht – im Rahmen der Globalisierung eines Unternehmens etwa – werden Projektmanager eingesetzt. Der Auftraggeber (das Unternehmen) stellt dem Dienstleister (dem Projektmanager) Informationen zur Verfügung und der Projektmanager zieht zur Lösung weitere Expertenmeinungen hinzu. Das klar vorgegebene Ziel soll durch Verwendung von Ressourcen (wie Datenbanken, Quellen vor Ort oder Messebesuchen) erreicht werden. Diese Ressourcen – z.B. Fachleute, EDV oder Finanzmittel – werden für die Dauer des Projekts begrenzt zur Verfügung gestellt.

Das Ergebnis des Projekts kann dauerhaft sein, das Projekt selbst ist auf einen bestimmten Zeitraum festgelegt. Teammanagement und die Steuerung der Prozesse gehören zu den Aufgaben des Projektmanagers. Die einzelnen Teammitglieder sind für verschiedene Bereiche verantwortlich und werden in diesen auch überprüft. Diese Bereiche können die Materialbeschaffung, Terminorganisation oder die Personaleinsatzplanung sein.

Die bisher erreichten Ziele des Projekts werden während des Umsetzungsprozesses ständig verbessert und gegebenenfalls geändert. Das Projekt wird dazu laufend dokumentiert und dem Auftraggeber vorgelegt. Der Projektmanager und das Team muss fähig sein, sich eindeutig zu der Fragestellung: “Was ist Projektmanagement?” zu beziehen und seine Fähigkeiten und die fachlichen Kenntnisse einbringen und diese auch untereinander erfoglreich kommunizieren. Die Zusammenarbeit mit anderen erfordert so auch eine emotionale Intelligenz, damit Konflikte vermieden werden und die richtigen Kontakte zum richtigen Zeitpunkt geknüpft werden können. Der Projektmanager steuert all diese Prozesse, um ein bestmögliches Ergebnis zu erreichen.

Der Verantwortliche für den Erfolg eines Projektes- der Projektmanager

Für den Begriff “Projekt” haben sich im Sprachgebrauch verschiedene Deutungen herausgebildet. Die ursprüngliche lateinische Wortbedeutung “Hervorhebung” ist in allen Definitionen inhaltlich enthalten. In jedem Falle ist ein Projekt ein in der Regel komplexes Vorhaben zur Erreichung eines bestimmten Zieles. Es hat immer die Bedürfnisse eines Auftraggebers zu befriedigen. Ein Projekt kann ebensogut der Aufschluss eines neuen Tagebaues sein wie die Entwicklung eine Mikrochips oder ein Kinofilm.

Die Rolle eines Projektmanagers in der Wirtschaft (nicht nur IT) kann nicht allgemein gültig festgelegt werden. Jedes Projekt ist anders. Sie hängt ab von Art, Größe und Umfang des jeweiligen Projektes.
Die Realisierung eines Projektes ist immer ein komplexer und komplizierter Prozess. Daraus ergibt sich die überaus große Rolle eines Projektmanagers in der Wirtschaft (nicht nur IT). Er muss eine Vielzahl von Details nicht nur überblicken, sondern diese immer wieder zu einem einheitlichen Ganzen zusammenfügen. Es ist äußerst schwierig, eine allgemeine und treffende Formulierung für die Rolle eines Projektmanagers in der Wirtschaft (nicht nur IT) zu finden. Die Rolle ändert sich bei jedem Projekt, definiert sich in jeder Firma anders. Das beste für ein Projekt ist, wenn der Projektmanager bereits in der Vorbereitungsphase einbezogen wird.
Es zeigt sich leider immer wieder, dass die Rolle eines Projektmanagers in der Wirtschaft (nicht nur IT) auf das Management des Arbeitsplanes, d. h. auf die Einhaltung der vorgegebenen Kriterien Zeit, Qualität, Kosten beschränkt wird. Bei der Auswahl eines Projektmanagers achten eine Reihe von Verantwortlichen zu wenig darauf, dass der Erfolg eines Projektes in starkem Maße davon abhängt, wie der Projektmanager seine Rolle als als Teamleiter, als Organisator des Gesamtwillens aller Mitglieder des Teams in der von ihm geplanten und vorgegebenen Richtung erfüllen kann. Es gibt einige wissenschaftliche Abhandlungen über die Rolle eines rojektmanagers in der Wirtschaft. Darin wird unter anderem aufgezeigt, dass und warum ein guter Projektleiter prozessanalytisch arbeiten muss, mehrere Dinge, Sachverhalte, Abläufe gleichzeitig beobachten, überwachen und steuern können muss. Projektmanagement spielt eine ganz eigene erheblich Roll und die Rolle eines Projektmanagers in der Wirtschaft (nicht nur IT) besteht vor allem darin, Verantwortung und zwar für das gesamte Projekt, besser, für den wirtschaftlichen Erfolg des Projektes zu tragen.

Verdienstmöglichkeiten als Projektmanager

Der Beruf des Projektmangers verlangt ein breit gefächertes Anforderungsprofil.

Der erfolgreiche Projektmanager benötigt für eine erfolgreiche Tätigkeit Kenntnisse im allgemeinen Managementwissen sowie im branchenspezifischen Wissen. Ausdauer und Belastbarkeit sind unabdingbar, genauso wie wie sogenannten “social skills”, also soziale und kommunikative Fähigkeiten. Der Projektmanager steht in sämtlichen Phasen eines durchzuführenden Auftrages in engem Kontakt mit dem Kunden, berät ihn und entwickelt schließlich passende Konzepte und Strategien.

Den hohen Anforderungen entsprechend sind die Verdienstmöglichkeiten als Projektmanager sehr gut. Bereits als Praktikant während oder nach einem abgeschlossenen Studium kann man mit einem Gehalt zwischen 300 und 400 Euro pro Monat rechnen.

Bei einer Festanstellung liegt das Einstiegsgehalt in der Regel zwischen 2500 und 3500 Euro, bereits nach einem Jahr Berufserfahrung steigt das Einkommen dann nochmals. Generell kann man besonders in den ersten Jahren alle 6 Monate mit einer Gehaltserhöhung um einige hundert Euro rechnen, ggf. auch in längeren Zyklen, dafür mit größerer Steigerung.

Dafür macht man beinahe zwangsläufig ständig Überstunden. Projekte sind häufig so getimt, dass sie innerhalb einer 40 Stunden Woche gar nicht zu bewältigen sind. Stets besitzt aber der erfolgreiche Projektabschluss allerhöchste Priorität, selbst wenn man dafür auch Sonntags noch arbeiten muss.

Die Aufstiegschancen des Projektmanagers sind beinahe grenzenlos. Nach etwa 2 Jahren steigt man vom Junior zum Projektleiter auf. Nach einem weiteren Jahr steigen die Chance auf den Senior-Projektleiter Posten. Mittlerweile sollte man allerdings mindestens 2 Jahre als Projektleiter gearbeitet haben, bevor man Ausschau nach einer Anstellung als Senior-Projektleiter hält.

Ohne diese Berufserfahrung ist es kaum möglich, den höchst anspruchsvollen Beruf eines Senior-Projektleiters auszuüben. Mit der zunehmenden Professionalisierung des Projektmanagements werden die Zeitabstände zwischen einer Beförderung größer, da die Anforderungen für die einzelnen Posten stark wachsen.Während Projektleiter mit 1 bis 2 Jahren Berufserfahrung im Durchschnitt etwa 40000 Euro pro Jahr verdienen, berträgt das Durchschittsgehalt nach mehr als 10 Jahren Erfahrung über 70000 Euro. Frauen sind in dieser Berufsgruppe noch immer unterdurchschnittlich vertreten, ihr durchschittliches Einkommen liegt circa 6000 bis 7000 Euro unter dem des männlichen Pendants. Weiterhin variiert das Gehalt stark je nach Art der Branche. Den höchsten Durchschnittsverdienst haben Projektleiter im Einzel- und Großhandel, gefolgt von solchen im IT-Bereich, in Aus- und Weiterbildung und in der Nahrungs- beziehungsweise Genussmittelbranche.

Der Ausfall eines entsprechenden Mitarbeiters durch Krankheit oder Urlaub musste mit geeignetem Vertretungspersonal kompensiert werden, eine Aufgabe, die von der Vorbereitung wichtiger Termine ablenkte. Das virtuelle Büro stellt seinem Kunden je nach Bedarf ein massgeschneidertes Serviceangebot zur Verfügung. Mit einem breit gefächerten modular aufgebauten Serviceangebot bietet es seinem Kunden zur richtigen Zeit das auf seinen Bedarf zugeschnittene virtuelle Back-Office. Im virtuellen Büro nehmen professionelle Servicemitarbeiter Telefonate entgegen, leiten Anfragen weiter, versenden Printmedien und vereinbaren, auf Wunsch mehrsprachig, Termine in enger Absprache mit Ihrem Auftraggeber.

Vor Ort können Besprechungsräume, die mit moderner Technik wie Beamern und Video-Konferenzsystemen ausgestattet sind, genutzt werden. Das Firmenschild am Eingang und die stets perfekt vorbereiteten Servicemitarbeiter in einem modern ausgestatteten Gebäude lassen Besucher vom ersten Augenblick erkennen, daß sie es mit einem innovativen, seriösen Unternehmen zu tun haben. Ein Eindruck, der ein Meeting sofort auf das gewünschte Niveau hebt. Vernetzte virtuelle Büros bieten überdies Kundennähe, da verschiedene Standorte je nach Bedarf in Anspruch genommen werden können. Die Preise für entsprechende Angebote hängen zum Einen von der jeweiligen Lage sowie vom Umfang der in Anspruch genommenen Dienstleistungen ab. Grundsätzlich bieten virtuelle Büros all das, was man von einem modernen Office erwartet. Sie nehmen dem Kunden all die zeitraubenden Arbeiten ab und sorgen so dafür, daß der Kopf frei bleibt und die gewonnene Zeit effektiv genutzt werden kann.

Postweiterleitung

Ein wichtiges Element eines Virtual Office Dienstes ist die Weiterleitung der eingehenden Briefe, Päckchen und Pakete gesammelt per Post und/oder (vorab) per E-Mail.

Mit Postweiterleitung oder auch Nachsendeservice wird eine Dienstleistung bezeichnet, die an eine bestimmte Empfängeradresse gerichtete Sendungen an eine alternative Postanschrift weiterleitet. In der Regel erfolgt die Inanspruchnahme dieses Service, wenn der Empfänger aufgrund einer vorübergehenden, längeren Abwesenheit, eines Umzuges oder eines Sterbefalls nicht mehr unter seiner bisherigen Anschrift erreichbar ist. Mit einer Postweiterleitung wird somit die korrekte Zustellung einer Sendung gewährleistet und eine mögliche Rücksendung der Post an den Absender wegen eines unbekannt verzogenen Empfängers verhindert. Natürlich ist dies auch optimal für virtuelle Geschäftsadressen, bei der die Post nicht unter der Geschäftsadresse bearbeitet wird, sondern da die Firma z.b. größtenteils im Homeoffice betrieben wird, dorthin weitergeleitet werden muss.

Büroservice

Viele Firmen greifen inzwischen auf die Dienstleistung von Büroservices zurück. Sind diese doch um einiges kostengünstiger als eigenes Personal, dass man teuer bezahlen muss. Büroserviceleistungen sind oft Bestandteil von Virtual Office Leistungen.

Alles, wie z.B. Geschäftsbriefe, Übersetzungen, Prüfberichte oder sonstiger Schriftwechsel wird angeboten. Exklusive Büroservices erstellen auch schon die gesamte Homepagegestaltung inklusiv Label. Selbst Telefondienste werden mit angeboten. Man benötigt noch nicht einmal eigenes Personal für eine Zentrale. Einige haben schon Fachabteilungen für Rechtsangelegenheiten und übernehmen sogar Inkassodienste. Telefon- und Videokonferenzen werden betreut und geschalten und wenn benötigt werden auch Konferenzräume zur Verfügung gestellt. Falls man schnell selbst mal einen Geschäftsbrief schreiben will und nicht die nötige Zeit dafür hat, wird einem auch unkompliziert mit Musterformularen und Vorlagen weiter geholfen.

Der besondere Service ist die zur Verfügung gestellte Geschäftsadresse in bester Lage, in dem ein virtuelles Businesscenter erstellt wird. So spart man auch hier Personalkosten und teure Mieten. All diese Dienste kann man nicht nur einmalig in Anspruch nehmen, sondern auch auf eine bestimmte oder unbestimmte Zeit buchen. Es fällt hier lediglich eine monatliche Pauschale an.

Kein Kunde wird merken, dass es sich nicht um eigenes Personal handelt, da immer im Namen der Firma aufgetreten wird, die diese Dienste gebucht hat. Mit einem professionellen Büroservice ist man auf jeden Fall immer bestens bedient und kann sich viele Kosten und so manchen Ärger ersparen.

Selbst Privatpersonen nehmen immer wieder gerne für ihren Schriftwechsel einen Büroservice in Anspruch. Sei es für Behördenbriefe oder Bewerbungen. Hier findet man professionelle Hilfe für jeden Anlass und man kann sicher sein, dass die äußere Form, sowie der Inhalt den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Virtual Office als Ihr virtuelles Vorzimmer

Das Vorzimmer eines Unternehmens versteht sich als Schaltzentrale zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzen. Im Gegenzug fungieren die Mitarbeiter eines Vorzimmers ebenso als Vermittler zwischen Kunden und Chefs. Durch ein Vorzimmer werden Informationen für Vorgesetzte gefiltert und Terminplanung für diesen erledigt. Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Vorzimmer vermitteln Telefonate für den oder die Vorgesetzte/n und erledigen Schriftverkehr.

Ein Vorzimmer versteht sich als verlängerter Arm eines jeweiligen Vorgesetzten und handelt stets in seinem Interesse. Es werden dort Veranstaltungen geplant und organisiert und Protokolle von Sitzungen und wichtigen Gesprächen verfasst. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eines Vorzimmers muss diskret und einfühlsam handeln. Nicht selten erhalten Mitarbeiter im Vorzimmer eines Unternehmens oder einer Behörde Informationen, die brisant sind und höchste Diskretion erfordern. Viele Details im Leben, auch im Privatleben des jeweiligen Vorgesetzten oder auch der übrigen Mitarbeiter eines Unternehmens werden im Vorzimmer bekannt und dürfen nicht weitergetragen werden.

Bei Abwesenheit des Vorgesetzen handeln die Mitarbeiter des Vorzimmers im Sinne des Vorgesetzen und auf seine Anweisungen. Ordnung und gute Organisation des täglichen Ablaufs verstehen sich im Vorzimmer von selbst. Beginnend mit dem Öffnen, Ordnen und Weiterleiten des täglichen Posteingangs werden immer wieder viele Informationen im Vorzimmer zusammengetragen. Ein Vorzimmer gibt es in Unternehmen ab einer bestimmten Größe und Mitarbeiterzahl. Es ist die Vorstufe auf dem Weg zum Chef, Vorgesetzen oder Bürgermeister. Dort werden Gäste, Kunden, Bürger, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angekündigt und warten auf ein Gespräch oder einen Termin beim Bürgermeister bzw. Vorgesetzen. Ab einem gewissen Rang in einem Unternehmen hat ein Mitarbeiter eines Unternehmens ein Vorzimmer mit ein oder mehreren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern.

Hinweis: Der Produktvergleich zu Onlinemeeting-Diensten und -Anbietern steht in wenigen Tagen zur Verfügung.

Warum für jede Besprechung mit dem entfernten Geschäftspartner auf Geschäftsreise gehen? Weshalb aufwendig zum Kommilitonen fahren, um das Referat auszuarbeiten? Längst gibt es wunderbare, professionelle und preisgünstige Lösungen, um all dies online zu machen. So werden Fahrtkosten gespart, Zeit kann besser genutzt werden und jeder bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung.

Onlinemeeting/Webkonferenz: Die neue, bessere Art der Besprechung

Die Geschäftswelt wächst, die Anforderungen werden stetig neu definiert. In einer solchen Zeit ist es wichtig, ständig mit Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben. Nicht immer reicht ein Telefonat oder eine E-Mail aus um ein Thema ausreichend zu besprechen. Ist der Firmensitz des Geschäftspartners oder des Kunden weit entfernt oder sogar auf einem anderen Kontinent, ist es nicht immer ohne weiteres möglich ein persönliches Meeting zu vereinbaren. Die Terminkalender sind nicht selten auf beiden Seiten voll gefüllt und allein die Suche nach einem passenden Termin kann dadurch schon aufwendig werden.

Gerade bei sehr engen Zusammenarbeiten an gemeinschaftlichen Projekten ist ein regelmäßiger Austausch aller Beteiligten essenziell um wirklich effizient zu arbeiten und das jeweilige Projekt voran zu bringen. Mit steigender Anzahl der Beteiligten sinkt hier die Effizienz einer Telefonkonferenz deutlich ab. Einen Ausweg bieten regelmäßige Geschäftsreisen zu Kunden und Partnern, die Folge sind jedoch stetig steigende Reisekosten. Besonders bei vergleichsweise „kurzen“ Meetings sinkt hier jedoch der Kosten – Nutzen – Faktor.

Einen Ausweg, der zugleich auch die anfallenden Reisekosten merkbar senken kann, bieten an dieser Stelle Online Meetings. Nicht nur für größere Unternehmen bieten sie eine interessante Alternative. Auch für mittelständische Unternehmen liegt in ihnen die Möglichkeit ständig mit jedem Ansprechpartner in Kontakt zu treten und effizient über die aktuelle Zusammenarbeit zu sprechen.

Geringe Kosten und räumlich ungebunden

Doch die Vorteile von Online Meetings liegen nicht nur in ihren geringen Kosten. Die räumliche Ungebundenheit ermöglicht spontane Meetings zu jeder Zeit, unabhängig von der Fülle der beteiligten Terminkalender. Ein Online Meeting kann kurzfristig und ohne größeren Aufwand angesetzt und durchgeführt werden. Die hohe Effizienz des Online Meetings liegt dabei vor allem in der Verbindung einer Telefonkonferenz mit einer Präsentation, wie sie beispielsweise auch in persönlichen Meetings durchgeführt werden kann. Durch die bildliche Untermalung der jeweiligen Fakten und Argumente kann das Meeting von allen Beteiligten gut verfolgt und mitgestaltet werden. Die Ergebnisse des Meetings können dadurch trotz der räumlichen Entfernung mit denen eines persönlichen Meetings mithalten.

Durch die kostengünstige und zudem unkomplizierte Alternative der Webkonferenz können Gespräche deutlich öfter angesetzt werden und so das Voranschreiten des Projektes positiv beeinflusst werden. Auch enge Zeitpläne können bedeutend einfacher eingehalten werden. Selbst wenn das Team durch weitere Projekte auf verschiedene Orte verteilt ist, über ein Web – Meeting können dennoch die nächsten Schritte in anderen Projekten besprochen werden. Vor allen bei kurzfristigen und so nur bedingt vorhersehbaren Ereignissen kann ein so unproblematisches Meeting schnell die gröbsten und dringendsten Entscheidungen herbeiführen.

Die verschiedenen Möglichkeiten des Online Meetings stehen dabei schon heute den persönlichen Meetings in nichts nach. Egal ob spontane (Ad hoc), geplante (Scheduled) oder wiederkehrende (Recurring) Meetings, sie alle können auch als Online Meetings abgehalten werden. Nicht bei allen Anbietern der notwendigen Technik für Online Meetings hat man jedoch die Wahl zwischen allen drei Meeting – Formen, so dass die ggf. bereits im Vorfeld der Auswahl mit bedacht werden sollte.

Durch die hohen Standards im Hinblick auf die Sicherheit bei den einzelnen Anbietern, sinken die Einschränkungen für die online durchgeführten Meetings zusätzlich. Selbst Vertragsverhandlungen mit einem neuen Kunden oder auch einem weiter entfernt sitzenden Mitarbeiter sind durch die Sicherheitsmaßnahmen unbedenklich. Eine Vielzahl von angebotenen Funktionen macht das Online Meeting auf für die „internen“ Meetings eines Unternehmens interessant. Es muss immer weniger Rücksicht auf den aktuellen Standort der zwingend erforderlichen Teilnehmer für ein Meeting genommen werden. Dadurch erhöhen sich nicht nur die Möglichkeiten für die Durchführung des Meetings selbst sondern auch die Effizienz, was wiederum den Erfolg eines Projektes und damit den Erfolg des Unternehmens beeinflussen kann.

Voraussetzungen für die Teilnahme

Die Angebote für Web – Meeting Software sind weit gestreut und für die Teilnehmer in der Regel sehr einfach gestrickt. Essenziel ist in jedem Fall eine Internetverbindung, die auch größere Datenmengen problemlos verarbeiten kann. Pausen in der Übertragung führen andernfalls schnell zu unterschiedlichen Wissensständen der Teilnehmer während des Meetings, wodurch einige der Beteiligten nur bedingt zum effektiven Verlauf des Meetings beitragen können. Der eigentliche Sinn des Onlinemeetings wird dadurch nicht mehr voll erfüllt.

Die Internetverbindung ist für die bildliche Untermalung des Gesagten bzw. zur Darstellung der jeweiligen Präsentation notwendig. Zusätzlich ist eine Audioverbindung nötig um als Teilnehmer auch selbst aktiv am Online Meeting teilnehmen zu können. Hierbei stehen einmal der Empfang des Gesagten sowie die Übertragung der eigenen Worte zur Debatte. Eine ideale Lösung sind Head-Sets oder Konferenzmikrophone in Verbindung mit Kopfhörern oder Lautsprechern. Vor allen bei letzteren muss allerdings darauf geachtet werden, dass sie nicht zu laut eingestellt sind, da sie sonst die empfangenen Worte über das Mikrofon zurückgeben. Integrierte Mikrofone wie sie beispielsweise oft in Laptops oder Webcams verbaut sind, eignen sich dagegen nicht für die Sprachübertragung. In der Regel ist hier ein zusätzliches Echo unvermeidlich, wodurch es für andere Teilnehmer schwierig wird das Gesagte zu verstehen. Gerade die Beantwortung von Zwischenfragen ist dadurch beeinträchtigt und vermindert die Effektivität des Meetings.

Über einen Webbrowser wird die Verbindung zum Meeting hergestellt. Zusätzlich sollte ein Flash-Player in einer aktuellen Version installiert sein um eine problemlose Wiedergabe der Videoübertragung sicherstellen zu können. Unterstützt durch eine Telefonkonferenz kann dann das Meeting bereits starten. Für die Telefonkonferenz selbst kann – falls keine VoIP – Technologie vor Ort vorhanden ist, auch ein einfaches Telefon benutzt werden. Die Telefonnummer wird entweder im Vorfeld bekannt gegeben – im Fall von geplanten Meetings sind hier in der Regel auch Zugangsdaten notwendig um die Teilnahme nur ausgesuchten Personen zugänglich zu machen – oder aber die Teilnehmer werden direkt vom Anbieter der Online Meeting – Technologie angerufen und zum aktuell stattfindenden Meeting verbunden. Im Falle einer Telefonkonferenz ist allerdings meist mit zusätzlichen Kosten zu rechnen, die sich gerade bei längeren Meetings schnell aufsummieren können. Die definitiv preiswerteste Methode sind also Online Meetings in Verbindung mit der VoIP – Technologie.

Von sonstiger Hardware ist die Teilnahme an einem Online Meeting vollkommen unabhängig. Auch was das Betriebssystem angeht, ist die Technologie nicht wählerisch. An einem Online Meeting kann man grundsätzlich mit jedem PC teilnehmen, egal ob mit einem Windows, Linux oder Mac als Betriebssystem. Sobald ein Webbrowser und ein VoIP – Programm vorhanden ist, ist die Teilnahme unkompliziert möglich. Die VoIP – Technologie kann im Zweifelsfall auch durch ein einfaches Telefon ersetzt werden, ein Webbrowser allerdings nicht. Je nach Anbieter muss zusätzlich die eigene Firewall angepasst werden um den Zugriff des jeweiligen Hosts zu ermöglichen. Genaueres wird hierfür jedoch vom einzelnen Anbieter selbst angegeben.

Einrichten von Meetings (Sofortige Meetings, Geplante Meetings, Wiederholende/Regelmäßige Meetings)

Die Einrichtung eines Online Meetings ist völlig unkompliziert. Dies liegt nicht zuletzt an den vielen Anbietern, welche die jeweilige Software anbieten. Inzwischen gibt es zudem verschiedene Meeting-Formen, die online abgehalten werden können. Diese sind direkt vergleichbar mit den verschiedenen Formen von persönlichen Meetings.

Ein Ad hoc Meetings ist gerade bei kurzfristigen Entwicklungen unverzichtbar. Sie werden meist in 15 Minuten oder noch kürzeren Zeitabständen einberufen. Wäre hier nun eine lange Einrichtungsphase für ein entsprechendes Online Meeting notwendig, würde einer der großen Vorteile dieser Technologie verloren gehen.

Viele der Anbieter bieten entsprechende Möglichkeit um jederzeit völlig unkompliziert ein Meeting zu starten. Oft werden dafür vom jeweiligen Anbieter spezielle, digitale „Konferenzräume“ bereitgestellt in denen sich die Teilnehmer eines solchen Meetings zu jeder Zeit anmelden können. Lediglich der spezielle Meetingraum muss zuvor untereinander bekannt gegeben werden. Der Zeitaufwand zum Einberufen eines Ad hoc Online Meetings steht also dem spontanen Einberufen einer persönlichen Versammlung in nichts nach, kann ggf. sogar noch deutlich geringer ausfallen.

Bei wichtigen Meetings beispielsweise zu einem laufenden Projekt oder zum aktuellen Stand der Entwicklung eines Produktes ist ein Ad hoc Meeting nicht immer unbedingt die passende Wahl. Hier sollte zudem auch nur bestimmte Personen am Meeting teilnehmen können. Die Alternative ist hier ein geplantes Meeting (auch als Scheduled Meeting bezeichnet). Das Meeting selbst wir wie bei einem persönlichen Meeting geplant, das heißt es wird ein Termin festgesetzt und die Einladungen an die Teilnehmer verschickt. In diesen Einladungen ist auch ein Link zum „Konferenzraum“ sowie die Zugangsdaten enthalten. Bei Scheduled Meeting wird durch diese Zugangsdaten dafür gesorgt, dass nur die tatsächlich eingeladenen Teilnehmer auch an der Konferenz teilnehmen können. Der Aufwand vor dem Meeting ist dadurch zwar etwas größer, da ggf. mehrere Einladungen zu verschiedenen Zeitpunkten verschickt werden müssen, allerdings ist die Terminabsprache deutlich einfacher.

Die dritte Form von Meetings in der heutigen Geschäftswelt sind wiederkehrende Meetings (Recurring Meeting). Diese treten vor allen in Projekten zur Entwicklung eines bestimmten Produktes auf. Immer wieder müssen Kunden und Entwickler auf den aktuellen Stand der Entwicklung oder im Fall der Entwickler über zusätzliche Anforderungen informiert werden. Gerade bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten sind Entwickler nicht selten in verschiedene Projekte eingebunden. Dadurch kann es immer wieder passieren, dass sie für zwei Projekte zeitgleich an verschiedenen Orten sein müssen. Durch die Möglichkeit von Online Meetings stellt dies für den jeweiligen Projektverlauf keinerlei Probleme mehr da. Für den Zeitraum des Meetings kann sich der Entwickler unabhängig von seinem aktuellen Standort in die Konferenz einklinken und ggf. selbst Berichte zu aktuellen Situationen abgeben. Die Effizienz eines Meetings ist dadurch nicht mehr abhängig von der Anwesenheit eines jeden Mitarbeiters vor Ort.

Um ein Meetings selbst – unabhängig von der Form – zu starten werden je nach Anbieter verschiedene Wege verfolgt. Eine der einfachsten Varianten ist die Anmeldung auf einer entsprechenden Plattform des Anbieters selbst. Über den eigenen Benutzerbereich können dann in der Regel Online Meetings geplant, die Teilnehmer eingeladen und die Konferenzen anschließend durchgeführt werden. In der Regel werden durch den Anbieter auch Möglichkeiten zur Audioübertragung vom Redner zu den Teilnehmern bzw. umgekehrt zur Verfügung gestellt. Hierbei ist es meist unerheblich, ob die Audioübertragung über Telefon oder VoIP gewährleistet wird. In den meisten Fällen werden die Teilnehmer direkt vom Anbieter angerufen oder erhalten kostenlose Rufnummern über die sie sich an der Konferenz anmelden und teilnehmen können.

Telefonkonferenz / VoIP

Ein Meeting lebt von der Möglichkeit sich miteinander auszutauschen und ggf. Fragen zu stellen, falls die aktuelle Präsentation zu schnell vorgestellt wird. Gerade bei Kundenmeetings ist es essentiell, dass der Kunde jederzeit die Möglichkeit hat, in das Geschehen einzugreifen und seine eigenen Absichten bzw. auch seine Anforderungen darzustellen. Gerade bei einem Kick – Off Meeting ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten jederzeit miteinander austauschen können um die Anforderungen an das Projekt oder auch an das Produkt festzulegen.

Eine Möglichkeit dies zu gewährleisten ist ein integrierter Chat auf der Plattform für das Online Meeting, jedoch hängt hierbei auch viel von der Tipp – Geschwindigkeit der Beteiligten ab. Im schlimmsten Fall kann die Struktur während des Meetings verloren gehen und die Konferenz selbst wird ineffizient. Daher ist eine angegliederte Telefonkonferenz für die Audioübertragung während eines Online Meetings zwingend notwendig. Auf diese Weise können von allen Teilnehmern zu jeder Zeit Bemerkungen oder Fragen eingebracht werden. Bei den meisten Anbietern der Online Meeting – Technologie ist auch eine Telefonkonferenz im Angebot enthalten. Hierbei werden ggf. die jeweiligen Teilnehmer vom Anbieter selbst angerufen oder aber es wird eine entsprechende Rufnummer angegeben, über die sich eingeladene Teilnehmer einklinken können. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass keine Telefongebühren auftreten. Einige Anbieter bieten diesen Service zwar kostenlos an, bei anderen werden die Gebühren wie bei einem normalen Telefongespräch pro Minute berechnet. Die genauen Gebühren können bei den einzelnen Anbietern selbst eingesehen werden.

Eine deutlich günstigere Alternative ist hier die Technologie der Internet – Telefonie auch VoIP genannt. Die Teilnehmer benötigen dafür lediglich eine VoIP – Software auf ihrem Rechner und können sich dann wie über ein normales Telefon in die Konferenz einklinken. Bei verschiedenen Anbietern ist die VoIP – Software ebenfalls im Angebot für die Online Meetings enthalten und kann so direkt an der jeweiligen Plattform mit gestartet werden. Die Audioübertragung wird dadurch besonders unkompliziert möglich und jeder Teilnehmer kann sich ohne größere Probleme auch mit eigenen Worten am Meeting beteiligen. Zusätzliche Telefongebühren treten hier nicht auf, da auch VoIP im internen Netz kostenlos ist. Der Sparfaktor des Online Meetings erstreckt sich also nicht nur auf die Reise- sondern auch auf die Telefonkosten eines Unternehmens. Die Qualität der Audioübertragung leidet unter der Verwendung von VoIP nicht, sie ist ggf. sogar deutlich besser da unter Umständen auch die Übertragungsraten höher und damit zeitliche Verschiebungen geringer sind. Daher kann VoIP als elementares Mittel zur Steigerung der Effizienz eines Online Meetings angesehen werden, durch welches das digitale Meeting fast wie ein persönliches Meeting vor Ort empfunden werden kann.

Screensharing / Anwendungskontrolle

Ein großer Bestandteil eines Online Meetings ist die Möglichkeit des Screensharings. Besonders im Fall einer Schulung, die als Online Meeting beispielsweise gleich für mehrere Kunden zeitgleich durchgeführt wird, kann Screensharing sehr sinnvoll sehen. Die Teilnehmer des Meetings sehen hier den Bildschirm des aktuell Redenden auf ihrem eigenen Desktop. Wird im Meeting zum Beispiel eine neue Software vorgestellt und erklärt, kann so die Software selbst gestartet und an konkreten Beispielen erklärt werden. Bei tevia kann zusätzlich angegeben werden, welches Fenster im speziellen für alle Teilnehmer sichtbar sein kann. Dadurch wird nicht automatisch der gesamte Desktop des Redenden für alle Schulungsteilnehmer sichtbar sondern nur der tatsächlich für die Schulung notwendige Bereich.

Bei vielen Anbietern der Online Meeting Technologien ist es zusätzlich möglich die Moderation an einen anderen Teilnehmer des Meetings weiterzugeben. Auf diese Weise kann die Vorstellung des Standes der Entwicklung eines Projektes dem Kunden direkt vorgeführt und auftretende Fragen vom jeweiligen Spezialisten beantwortet werden. Dadurch wird das Meeting besonders effizient – der Kunde bekommt den aktuellen Stand seines Auftrages an konkreten Beispielen gezeigt und kann direkt Fragen einbringen ohne tatsächlich vor Ort zu sein.

Das bedeutet also, dass Screensharing vor allem in Verbindung mit einer möglichen Weitergabe der Moderation das Online Meeting genauso effizient und erfolgreich gestalten kann wie ein persönliches Meeting. Nun liegt jedoch die Vermutung nahe, dass hierfür zusätzliche Software notwendig ist, welche die Übertragung des jeweiligen Desktops gewährleistet. Dies ist allerdings nicht der Fall. Die Anbieter der Technologie von Online Meetings haben den Grundstock für Screensharing in den meisten Fällen auch mit der Weitergabe der Moderation bereits gelegt. Das Screensharing wird dabei direkt durch die Software über den Browser gewährleistet. In einigen Fällen müssen jedoch zusätzliche Lizenzen für weitere Moderatoren erworben werden, damit diese den eigenen Desktop ebenfalls in das Meeting einbringen können.

Welche Software selbst gerade dazu verwendet wird um etwas zu erklären – ob es eine Powerpoint Präsentation oder eine konkrete Demo eines Produktes ist, die Software ist hier anspruchslos was die laufenden Programme während des Screensharings angeht. Durchgehend während der ganzen Versammlung werden die Bewegungen des Mauszeigers oder etwaige Bewegungen auf der angeschlossenen Tastatur aufgezeichnet und an die Rechner der anderen Teilnehmer des Meetings übertragen. Dort werden sie fast gleichzeitig (der zeitliche Abstand ist hier sehr gering und daher kaum merkbar) auf den Bildschirm der Teilnehmer ausgeführt, wodurch diese den Erklärungen des aktuellen Redners besser folgen können.

Funktionen während des Meetings (Chat, Whiteboard)

Ein Meeting besteht nicht nur aus den Menschen, die sich in einem Raum einfinden und miteinander Informationen austauschen bzw. neue Informationen besprechen. In einem Meeting werden Ideen entwickelt und Vorgänge geplant. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten des Herangehens die in einem persönlichen Meeting selbstverständlich sind. Beispielsweise kann an einer Tafel alles bisher Besprochene festgehalten oder eine Ideensammlung niedergeschrieben werden. Ein Kick-Off Meeting lebt geradezu von dem Brainstorming, das mit allen Anwesenden gleichzeitig durchgeführt wird.

Da dies und noch viel mehr zu den grundlegenden Möglichkeiten eines Meetings gehört und sie elementar für einen effizienten Verlauf eines Meetings sind, dürfen sie natürlich auch in einem Online Meeting nicht fehlen. Aus diesem Grund gibt es bei den einzelnen Anbietern verschiedene Funktionen für das Online Meeting, die dafür sorgen, dass auch die digitale Ausführung einem persönlichen Meeting vor Ort in nichts nachsteht.

Aus diesem Grund darf die Möglichkeit des Austausches der einzelnen Teilnehmer untereinander bei einem Online Meeting auf keinen Fall fehlen. Dabei ist es unerheblich, ob der Austausch über eine Telefonkonferenz oder einen integrierten Chat erfolgt. Eine Telefonkonferenz ggf. auch über VoIP ermöglicht einen durchgehenden unkomplizierten Austausch der Teilnehmer. Eine andere Variante ist die Möglichkeit sich mit einer Frage vormerken zu lassen. Der Moderator hat in diesem Fall die Möglichkeit den jeweiligen Teilnehmern das Wort zu erteilen um anschließend auf die gestellte Frage zu antworten. In einem Chat kann jeder Teilnehmer Bemerkungen und auch Fragen direkt schriftlich einfügen. Hier ist jedoch die Gefahr ggf. groß, dass das Meeting zu „schriftlich“ wird und der eigentliche Austausch dabei verloren geht.

Die oben erwähnte Möglichkeit des Brainstormings wird in einem Online Meeting über eine Whiteboard – Funktion gewährleistet. Das Whiteboard kann als ein Ersatz der sonst üblichen Tafel bei persönlichen Meetings gesehen werden. Hier können entweder die gerade besprochenen und ggf. beschlossenen Punkte festgehalten oder das erwähnte Brainstorming zusammen mit allen Teilnehmern durchgeführt werden. Dabei haben sämtliche Teilnehmer gleichzeitig Zugriff auf das Whiteboard und können so ihre jeweiligen Ideen direkt darauf vermerken und den anderen Teilnehmern zugänglich machen.

Bei Kunden-Meetings sind ebenfalls oft mehrere Mitarbeiter des Unternehmens anwesend und jeder soll ggf. auch einen Bereich des aktuellen Projektes vorstellen. Hierfür gibt es bei einigen Anbietern die Möglichkeit die Moderation zum Meeting an einen der Teilnehmer direkt weiterzugeben. Darin inbegriffen ist oft auch das Screensharing, das heißt es ist aktuell immer der Desktop des gerade Redenden zu sehen. Auf diese Weise können die Erklärungen direkt mit Bildern und ggf. Diagrammen belegt und untermauert werden. Die Firma conject geht hier sogar noch einen Schritt weiter. Hier gibt es nur einen Moderator, der jedoch einem anderen Teilnehmer die Möglichkeit geben kann etwas vorzuführen. Dazu wird auf den Bildschirm des jeweiligen Teilnehmers verbunden, wo dieser dann seine Ausführungen verdeutlichen kann. Die Funktion des Moderators bleibt jedoch auch weiterhin beim vorherigen Moderator. Durch diese Möglichkeit kann auch in Online Meetings eine klare Linie verfolgt werden ohne an Effizienz einzubüßen.

Sicherheit

Die Zielgruppe der Anbieter für Online Meetings sind große aber auch mittelständische Unternehmen, denen es so ermöglicht werden soll jederzeit unkompliziert Meetings anzusetzen und durchzuführen. Die Möglichkeiten des Meetings selbst sind dabei groß und können von internen Meetings mit den Mitarbeitern bis hin zu Vertragsverhandlungen reichen. Dabei werden nicht selten verschiedene sensible Daten präsentiert, die so nur dem zugelassenen Personenkreis zugänglich sein sollen. Da die Daten und das Meeting über die Internetverbindungen der Teilnehmer übertragen wird, ist es für die Unternehmen essenziell, dass die Sicherheit der Daten durchgehend gewährleistet wird.

Einen ersten Schritt zum Schutz der Daten bieten sicherlich die Passwörter, die für jeden Teilnehmer individuell über verschiedene Techniken generiert werden. Der Anbieter tevia generiert die jeweiligen Passwörter beispielsweise über ein Zusammenspiel von drei unterschiedlichen Zufallsgeneratoren. Die resultierenden Passwörter sind in jedem Fall einzeln generiert und äußerst sicher. Auch die Sessions für das jeweilige Online Meeting werden bei tevia über diese hochsicheren Generatoren erstellt. Die resultierende 2048 – Bit – Schlüssellänge ist bezeichnend für die Sicherheit der generierten Verbindungs- und Sessionnummern. Doch auch andere Anbieter machen sich bei der Generierung der Passwörter Gedanken über die Sicherheit der vergebenen Passwörter sowie der erstellten Sessionnummern.

Aber auch das Thema Verschlüsselung spielt bei Online Meetings eine große Rolle und wird von sämtlichen Anbietern ebenfalls als sehr wichtig eingestuft. Die Daten werden dabei über den jeweils verwendeten Standard verschlüsselt und dann zusätzlich geschützt an die jeweils anderen Teilnehmer übertragen. Die Art der Verschlüsselung selbst ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und kann beispielsweise eine 128 oder 256Bit – Verschlüsselung sein.

Tevia bietet zusätzlich ein spezielles Signaturzertifikat, das für weitere Sicherheit der Daten sorgen soll. Hierbei handelt es sich um ein 2048Bit – Zertifikat, das für die Authenzität der Clients, Conference-Center aber auch der Teilnehmer sorgen soll. Jeder Teilnehmer braucht beispielweise dieses Zertifikat um sich überhaupt am Conference-Center bzw. dem Meeting anmelden zu können.

Eine andere ggf. auch zusätzliche Schutzmaßnahme ist eine Firewall auf der Seite des Anbieters. Sie wird beispielsweise von conject angeboten. Unberechtigte Zugriffe werden durch die Firewall direkt gebloggt und zusätzlich protokolliert. Berechtigte Teilnehmer können sich über einen speziellen Zugang an der Firewall authentifizieren und anschließen am Meeting teilnehmen. Jedem Teilnehmer werden hier zudem besondere Funktionsrechte zugeschrieben, die sich von Teilnehmer zu Teilnehmer jedoch unterscheiden können. So kann selbst innerhalb eines Unternehmens nur bestimmten Mitarbeitern der Zugang zu bestimmten Meeting-Daten erlaubt werden. Sensible Daten, die zum Beispiel für einige der Mitarbeiter nicht erreichbar sein sollen, sind dadurch zusätzlich geschützt. Auch für den Fall eines Serverabsturzes sorgt conject vor. Während des Online Meetings werden sämtliche Daten in regelmäßigen vergleichsweise kurzen Abständen mit einem Spiegel Server verglichen und dort ebenfalls vorübergehend gespeichert. Fällt der eigentliche Server des Meetings aus, ist nicht automatisch das Meeting beendet und sämtliche Daten sind verloren sondern der Spiegel Server übernimmt die Durchführung des Meetings.

Diese und bei manchen Anbietern noch weitere Maßnahmen sorgen für einen hohen Schutz der Daten um eventuellen Missbrauch von sensiblen Informationen gar nicht erst möglich zu machen. Dadurch sind auch Vertragsverhandlungen über ein Online Meeting machbar ohne sich Sorgen über die verwendbaren Daten machen zu müssen.

Umweltschutz

Das Thema Umweltschutz ist in der heutigen Zeit des Klimawandels und der Erderwärmung ein allgegenwärtiges Thema, das nicht nur für die Regierungen der jeweiligen Länder wichtig sein sollte. Dass Meetings für die Geschäftswelt nicht nur wichtig, sondern auch essenziell sind, steht außer Frage. Ohne die Möglichkeit eines Online Meetings sind daher längere Fahrten im Auto oder der Bahn fast an der Tagesordnung um den Erfolg des eigenen Unternehmens zu beeinflussen. Kundenbeziehungen leben von regelmäßigen Treffen und Präsentationen des aktuellen Stands eines Projektes. Aus diesem Grund gibt es für ein Unternehmen keine andere Wahl als die Durchführung von regelmäßigen Meetings – sowohl intern als auch mit den eigenen Kunden.

Online Meetings vereinfachen diese Durchführung und erhöhen gleichzeitig die Möglichkeiten für die Meetings eines Unternehmens. Zusätzlich werden die auftretenden Kosten reduziert, da sowohl die Zeit für die Organisation einer Reise als auch die Zeit für die Reise selbst eingespart werden kann. Das rechnet sich nicht nur für große Konzerne sondern kann auf für kleinere mittelständische Unternehmen ein guter Ansatzpunkt zur Einsparung von Kosten sein. Der positive Nebeneffekt des Umweltschutzes unterstützt die Wahl der Online Meetings als Alternative zu persönlichen Meetings nur noch zusätzlich.

Besonders in schweren Zeiten, in denen es für mittelständische Unternehmen zusehends schwieriger wird Gewinn zu erwirtschaften, kann die Technologie der Online Meetings ein wirksames Mittel sein um den Erfolg des eigenen Unternehmens merklich zu beeinflussen. Online Meetings sind nicht nur ein effektiver Weg um sich am Schutz der Umwelt zu beteiligen sondern können sogar als eine Art „Aushängeschild“ für das eigene Unternehmen wirken. Ein Unternehmen, das auf Online Meetings in seiner Beziehung zum Kunden setzt, wirkt nach außen fortschrittlich und wird dadurch attraktiver für weitere potentielle Kunden. Die Unterstützung des Umweltschutzes ist ein zusätzliches, positives Bild, das ein Unternehmen durch Online Meetings nach außen zeichnet.

Die Unterstützung beläuft sich zum großen Teil auf die Verringerung der Belastung durch weniger Geschäftsreisen im Auto. Eine Geschäftsreise kann zwar auch weniger Umweltbelastungen nach sich ziehen, wenn sie in der Bahn zurück gelegt wird, jedoch ist es noch immer umweltschädlicher als ein Online Meeting. Sobald sich die Kunden oder einige der notwendigen Mitarbeiter jedoch auf einem anderen Kontinent oder in einem anderen Land befinden, reichen weder Auto noch Bahn um ein persönliches Meeting durchzuführen. In einem solchen Fall sind ggf. auch längere Flugreisen nötig, welche eine deutlich stärkere Umweltbelastung bedeuten als mehrere Geschäftsreisen mit dem Auto.

Online Meetings sind also besonders bei Meetings über die Grenzen des eigenen Landes oder Kontinentes hinaus ein wirksames Mittel um den Umweltschutz mit zu beeinflussen. Aber das ist noch nicht alles. Durch die digitale Form des Mediums selbst, liegen auch sämtliche Präsentationen und eventuell festgehaltenen Ideen zwangsweise digital vor. Die Daten zu einem Meeting können dadurch deutlich einfacher unter den jeweiligen Teilnehmern der Konferenz ausgetauscht und ggf. sogar nachträglich erweitert werden. Dadurch wird einiges an Papier eingespart, was den Teilnehmer während eines Meetings ggf. hätte ausgehändigt werden müssen. Vor allem Berichte müssen so nicht mehr für jeden Teilnehmer selbst ausgedruckt werden um die Wissensgrundlage für die eigene Präsentation zu liefern. Durch die digitale Form des Meetings haben alle Teilnehmer Zugriff auf die Daten, die zum Verständnis der Präsentation notwendig sind. Das Papier wird gespart und ein weiterer Baum bleibt ggf. etwas länger stehen. Ein weiterer positiver Aspekt sind auch hier die eingesparten Kosten für Papier und Druck beim Unternehmen selbst, doch sind dies eher Randerscheinungen. Der Umweltschutz selbst ist ein großes Argument für die Durchführung von Online Meetings und sollte definitiv für Unternehmen als überzeugend gelten, wenn der Umweltschutz bei ihnen groß geschrieben wird.