Der Ausfall eines entsprechenden Mitarbeiters durch Krankheit oder Urlaub musste mit geeignetem Vertretungspersonal kompensiert werden, eine Aufgabe, die von der Vorbereitung wichtiger Termine ablenkte. Das virtuelle Büro stellt seinem Kunden je nach Bedarf ein massgeschneidertes Serviceangebot zur Verfügung. Mit einem breit gefächerten modular aufgebauten Serviceangebot bietet es seinem Kunden zur richtigen Zeit das auf seinen Bedarf zugeschnittene virtuelle Back-Office. Im virtuellen Büro nehmen professionelle Servicemitarbeiter Telefonate entgegen, leiten Anfragen weiter, versenden Printmedien und vereinbaren, auf Wunsch mehrsprachig, Termine in enger Absprache mit Ihrem Auftraggeber.

Vor Ort können Besprechungsräume, die mit moderner Technik wie Beamern und Video-Konferenzsystemen ausgestattet sind, genutzt werden. Das Firmenschild am Eingang und die stets perfekt vorbereiteten Servicemitarbeiter in einem modern ausgestatteten Gebäude lassen Besucher vom ersten Augenblick erkennen, daß sie es mit einem innovativen, seriösen Unternehmen zu tun haben. Ein Eindruck, der ein Meeting sofort auf das gewünschte Niveau hebt. Vernetzte virtuelle Büros bieten überdies Kundennähe, da verschiedene Standorte je nach Bedarf in Anspruch genommen werden können. Die Preise für entsprechende Angebote hängen zum Einen von der jeweiligen Lage sowie vom Umfang der in Anspruch genommenen Dienstleistungen ab. Grundsätzlich bieten virtuelle Büros all das, was man von einem modernen Office erwartet. Sie nehmen dem Kunden all die zeitraubenden Arbeiten ab und sorgen so dafür, daß der Kopf frei bleibt und die gewonnene Zeit effektiv genutzt werden kann.

Postweiterleitung

Ein wichtiges Element eines Virtual Office Dienstes ist die Weiterleitung der eingehenden Briefe, Päckchen und Pakete gesammelt per Post und/oder (vorab) per E-Mail.

Mit Postweiterleitung oder auch Nachsendeservice wird eine Dienstleistung bezeichnet, die an eine bestimmte Empfängeradresse gerichtete Sendungen an eine alternative Postanschrift weiterleitet. In der Regel erfolgt die Inanspruchnahme dieses Service, wenn der Empfänger aufgrund einer vorübergehenden, längeren Abwesenheit, eines Umzuges oder eines Sterbefalls nicht mehr unter seiner bisherigen Anschrift erreichbar ist. Mit einer Postweiterleitung wird somit die korrekte Zustellung einer Sendung gewährleistet und eine mögliche Rücksendung der Post an den Absender wegen eines unbekannt verzogenen Empfängers verhindert. Natürlich ist dies auch optimal für virtuelle Geschäftsadressen, bei der die Post nicht unter der Geschäftsadresse bearbeitet wird, sondern da die Firma z.b. größtenteils im Homeoffice betrieben wird, dorthin weitergeleitet werden muss.

Büroservice

Viele Firmen greifen inzwischen auf die Dienstleistung von Büroservices zurück. Sind diese doch um einiges kostengünstiger als eigenes Personal, dass man teuer bezahlen muss. Büroserviceleistungen sind oft Bestandteil von Virtual Office Leistungen.

Alles, wie z.B. Geschäftsbriefe, Übersetzungen, Prüfberichte oder sonstiger Schriftwechsel wird angeboten. Exklusive Büroservices erstellen auch schon die gesamte Homepagegestaltung inklusiv Label. Selbst Telefondienste werden mit angeboten. Man benötigt noch nicht einmal eigenes Personal für eine Zentrale. Einige haben schon Fachabteilungen für Rechtsangelegenheiten und übernehmen sogar Inkassodienste. Telefon- und Videokonferenzen werden betreut und geschalten und wenn benötigt werden auch Konferenzräume zur Verfügung gestellt. Falls man schnell selbst mal einen Geschäftsbrief schreiben will und nicht die nötige Zeit dafür hat, wird einem auch unkompliziert mit Musterformularen und Vorlagen weiter geholfen.

Der besondere Service ist die zur Verfügung gestellte Geschäftsadresse in bester Lage, in dem ein virtuelles Businesscenter erstellt wird. So spart man auch hier Personalkosten und teure Mieten. All diese Dienste kann man nicht nur einmalig in Anspruch nehmen, sondern auch auf eine bestimmte oder unbestimmte Zeit buchen. Es fällt hier lediglich eine monatliche Pauschale an.

Kein Kunde wird merken, dass es sich nicht um eigenes Personal handelt, da immer im Namen der Firma aufgetreten wird, die diese Dienste gebucht hat. Mit einem professionellen Büroservice ist man auf jeden Fall immer bestens bedient und kann sich viele Kosten und so manchen Ärger ersparen.

Selbst Privatpersonen nehmen immer wieder gerne für ihren Schriftwechsel einen Büroservice in Anspruch. Sei es für Behördenbriefe oder Bewerbungen. Hier findet man professionelle Hilfe für jeden Anlass und man kann sicher sein, dass die äußere Form, sowie der Inhalt den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Virtual Office als Ihr virtuelles Vorzimmer

Das Vorzimmer eines Unternehmens versteht sich als Schaltzentrale zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzen. Im Gegenzug fungieren die Mitarbeiter eines Vorzimmers ebenso als Vermittler zwischen Kunden und Chefs. Durch ein Vorzimmer werden Informationen für Vorgesetzte gefiltert und Terminplanung für diesen erledigt. Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Vorzimmer vermitteln Telefonate für den oder die Vorgesetzte/n und erledigen Schriftverkehr.

Ein Vorzimmer versteht sich als verlängerter Arm eines jeweiligen Vorgesetzten und handelt stets in seinem Interesse. Es werden dort Veranstaltungen geplant und organisiert und Protokolle von Sitzungen und wichtigen Gesprächen verfasst. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eines Vorzimmers muss diskret und einfühlsam handeln. Nicht selten erhalten Mitarbeiter im Vorzimmer eines Unternehmens oder einer Behörde Informationen, die brisant sind und höchste Diskretion erfordern. Viele Details im Leben, auch im Privatleben des jeweiligen Vorgesetzten oder auch der übrigen Mitarbeiter eines Unternehmens werden im Vorzimmer bekannt und dürfen nicht weitergetragen werden.

Bei Abwesenheit des Vorgesetzen handeln die Mitarbeiter des Vorzimmers im Sinne des Vorgesetzen und auf seine Anweisungen. Ordnung und gute Organisation des täglichen Ablaufs verstehen sich im Vorzimmer von selbst. Beginnend mit dem Öffnen, Ordnen und Weiterleiten des täglichen Posteingangs werden immer wieder viele Informationen im Vorzimmer zusammengetragen. Ein Vorzimmer gibt es in Unternehmen ab einer bestimmten Größe und Mitarbeiterzahl. Es ist die Vorstufe auf dem Weg zum Chef, Vorgesetzen oder Bürgermeister. Dort werden Gäste, Kunden, Bürger, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angekündigt und warten auf ein Gespräch oder einen Termin beim Bürgermeister bzw. Vorgesetzen. Ab einem gewissen Rang in einem Unternehmen hat ein Mitarbeiter eines Unternehmens ein Vorzimmer mit ein oder mehreren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern.