Hinweis: Der Produktvergleich zu Onlinemeeting-Diensten und -Anbietern steht in wenigen Tagen zur Verfügung.

Warum für jede Besprechung mit dem entfernten Geschäftspartner auf Geschäftsreise gehen? Weshalb aufwendig zum Kommilitonen fahren, um das Referat auszuarbeiten? Längst gibt es wunderbare, professionelle und preisgünstige Lösungen, um all dies online zu machen. So werden Fahrtkosten gespart, Zeit kann besser genutzt werden und jeder bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung.

Onlinemeeting/Webkonferenz: Die neue, bessere Art der Besprechung

Die Geschäftswelt wächst, die Anforderungen werden stetig neu definiert. In einer solchen Zeit ist es wichtig, ständig mit Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben. Nicht immer reicht ein Telefonat oder eine E-Mail aus um ein Thema ausreichend zu besprechen. Ist der Firmensitz des Geschäftspartners oder des Kunden weit entfernt oder sogar auf einem anderen Kontinent, ist es nicht immer ohne weiteres möglich ein persönliches Meeting zu vereinbaren. Die Terminkalender sind nicht selten auf beiden Seiten voll gefüllt und allein die Suche nach einem passenden Termin kann dadurch schon aufwendig werden.

Gerade bei sehr engen Zusammenarbeiten an gemeinschaftlichen Projekten ist ein regelmäßiger Austausch aller Beteiligten essenziell um wirklich effizient zu arbeiten und das jeweilige Projekt voran zu bringen. Mit steigender Anzahl der Beteiligten sinkt hier die Effizienz einer Telefonkonferenz deutlich ab. Einen Ausweg bieten regelmäßige Geschäftsreisen zu Kunden und Partnern, die Folge sind jedoch stetig steigende Reisekosten. Besonders bei vergleichsweise „kurzen“ Meetings sinkt hier jedoch der Kosten – Nutzen – Faktor.

Einen Ausweg, der zugleich auch die anfallenden Reisekosten merkbar senken kann, bieten an dieser Stelle Online Meetings. Nicht nur für größere Unternehmen bieten sie eine interessante Alternative. Auch für mittelständische Unternehmen liegt in ihnen die Möglichkeit ständig mit jedem Ansprechpartner in Kontakt zu treten und effizient über die aktuelle Zusammenarbeit zu sprechen.

Geringe Kosten und räumlich ungebunden

Doch die Vorteile von Online Meetings liegen nicht nur in ihren geringen Kosten. Die räumliche Ungebundenheit ermöglicht spontane Meetings zu jeder Zeit, unabhängig von der Fülle der beteiligten Terminkalender. Ein Online Meeting kann kurzfristig und ohne größeren Aufwand angesetzt und durchgeführt werden. Die hohe Effizienz des Online Meetings liegt dabei vor allem in der Verbindung einer Telefonkonferenz mit einer Präsentation, wie sie beispielsweise auch in persönlichen Meetings durchgeführt werden kann. Durch die bildliche Untermalung der jeweiligen Fakten und Argumente kann das Meeting von allen Beteiligten gut verfolgt und mitgestaltet werden. Die Ergebnisse des Meetings können dadurch trotz der räumlichen Entfernung mit denen eines persönlichen Meetings mithalten.

Durch die kostengünstige und zudem unkomplizierte Alternative der Webkonferenz können Gespräche deutlich öfter angesetzt werden und so das Voranschreiten des Projektes positiv beeinflusst werden. Auch enge Zeitpläne können bedeutend einfacher eingehalten werden. Selbst wenn das Team durch weitere Projekte auf verschiedene Orte verteilt ist, über ein Web – Meeting können dennoch die nächsten Schritte in anderen Projekten besprochen werden. Vor allen bei kurzfristigen und so nur bedingt vorhersehbaren Ereignissen kann ein so unproblematisches Meeting schnell die gröbsten und dringendsten Entscheidungen herbeiführen.

Die verschiedenen Möglichkeiten des Online Meetings stehen dabei schon heute den persönlichen Meetings in nichts nach. Egal ob spontane (Ad hoc), geplante (Scheduled) oder wiederkehrende (Recurring) Meetings, sie alle können auch als Online Meetings abgehalten werden. Nicht bei allen Anbietern der notwendigen Technik für Online Meetings hat man jedoch die Wahl zwischen allen drei Meeting – Formen, so dass die ggf. bereits im Vorfeld der Auswahl mit bedacht werden sollte.

Durch die hohen Standards im Hinblick auf die Sicherheit bei den einzelnen Anbietern, sinken die Einschränkungen für die online durchgeführten Meetings zusätzlich. Selbst Vertragsverhandlungen mit einem neuen Kunden oder auch einem weiter entfernt sitzenden Mitarbeiter sind durch die Sicherheitsmaßnahmen unbedenklich. Eine Vielzahl von angebotenen Funktionen macht das Online Meeting auf für die „internen“ Meetings eines Unternehmens interessant. Es muss immer weniger Rücksicht auf den aktuellen Standort der zwingend erforderlichen Teilnehmer für ein Meeting genommen werden. Dadurch erhöhen sich nicht nur die Möglichkeiten für die Durchführung des Meetings selbst sondern auch die Effizienz, was wiederum den Erfolg eines Projektes und damit den Erfolg des Unternehmens beeinflussen kann.

Voraussetzungen für die Teilnahme

Die Angebote für Web – Meeting Software sind weit gestreut und für die Teilnehmer in der Regel sehr einfach gestrickt. Essenziel ist in jedem Fall eine Internetverbindung, die auch größere Datenmengen problemlos verarbeiten kann. Pausen in der Übertragung führen andernfalls schnell zu unterschiedlichen Wissensständen der Teilnehmer während des Meetings, wodurch einige der Beteiligten nur bedingt zum effektiven Verlauf des Meetings beitragen können. Der eigentliche Sinn des Onlinemeetings wird dadurch nicht mehr voll erfüllt.

Die Internetverbindung ist für die bildliche Untermalung des Gesagten bzw. zur Darstellung der jeweiligen Präsentation notwendig. Zusätzlich ist eine Audioverbindung nötig um als Teilnehmer auch selbst aktiv am Online Meeting teilnehmen zu können. Hierbei stehen einmal der Empfang des Gesagten sowie die Übertragung der eigenen Worte zur Debatte. Eine ideale Lösung sind Head-Sets oder Konferenzmikrophone in Verbindung mit Kopfhörern oder Lautsprechern. Vor allen bei letzteren muss allerdings darauf geachtet werden, dass sie nicht zu laut eingestellt sind, da sie sonst die empfangenen Worte über das Mikrofon zurückgeben. Integrierte Mikrofone wie sie beispielsweise oft in Laptops oder Webcams verbaut sind, eignen sich dagegen nicht für die Sprachübertragung. In der Regel ist hier ein zusätzliches Echo unvermeidlich, wodurch es für andere Teilnehmer schwierig wird das Gesagte zu verstehen. Gerade die Beantwortung von Zwischenfragen ist dadurch beeinträchtigt und vermindert die Effektivität des Meetings.

Über einen Webbrowser wird die Verbindung zum Meeting hergestellt. Zusätzlich sollte ein Flash-Player in einer aktuellen Version installiert sein um eine problemlose Wiedergabe der Videoübertragung sicherstellen zu können. Unterstützt durch eine Telefonkonferenz kann dann das Meeting bereits starten. Für die Telefonkonferenz selbst kann – falls keine VoIP – Technologie vor Ort vorhanden ist, auch ein einfaches Telefon benutzt werden. Die Telefonnummer wird entweder im Vorfeld bekannt gegeben – im Fall von geplanten Meetings sind hier in der Regel auch Zugangsdaten notwendig um die Teilnahme nur ausgesuchten Personen zugänglich zu machen – oder aber die Teilnehmer werden direkt vom Anbieter der Online Meeting – Technologie angerufen und zum aktuell stattfindenden Meeting verbunden. Im Falle einer Telefonkonferenz ist allerdings meist mit zusätzlichen Kosten zu rechnen, die sich gerade bei längeren Meetings schnell aufsummieren können. Die definitiv preiswerteste Methode sind also Online Meetings in Verbindung mit der VoIP – Technologie.

Von sonstiger Hardware ist die Teilnahme an einem Online Meeting vollkommen unabhängig. Auch was das Betriebssystem angeht, ist die Technologie nicht wählerisch. An einem Online Meeting kann man grundsätzlich mit jedem PC teilnehmen, egal ob mit einem Windows, Linux oder Mac als Betriebssystem. Sobald ein Webbrowser und ein VoIP – Programm vorhanden ist, ist die Teilnahme unkompliziert möglich. Die VoIP – Technologie kann im Zweifelsfall auch durch ein einfaches Telefon ersetzt werden, ein Webbrowser allerdings nicht. Je nach Anbieter muss zusätzlich die eigene Firewall angepasst werden um den Zugriff des jeweiligen Hosts zu ermöglichen. Genaueres wird hierfür jedoch vom einzelnen Anbieter selbst angegeben.

Einrichten von Meetings (Sofortige Meetings, Geplante Meetings, Wiederholende/Regelmäßige Meetings)

Die Einrichtung eines Online Meetings ist völlig unkompliziert. Dies liegt nicht zuletzt an den vielen Anbietern, welche die jeweilige Software anbieten. Inzwischen gibt es zudem verschiedene Meeting-Formen, die online abgehalten werden können. Diese sind direkt vergleichbar mit den verschiedenen Formen von persönlichen Meetings.

Ein Ad hoc Meetings ist gerade bei kurzfristigen Entwicklungen unverzichtbar. Sie werden meist in 15 Minuten oder noch kürzeren Zeitabständen einberufen. Wäre hier nun eine lange Einrichtungsphase für ein entsprechendes Online Meeting notwendig, würde einer der großen Vorteile dieser Technologie verloren gehen.

Viele der Anbieter bieten entsprechende Möglichkeit um jederzeit völlig unkompliziert ein Meeting zu starten. Oft werden dafür vom jeweiligen Anbieter spezielle, digitale „Konferenzräume“ bereitgestellt in denen sich die Teilnehmer eines solchen Meetings zu jeder Zeit anmelden können. Lediglich der spezielle Meetingraum muss zuvor untereinander bekannt gegeben werden. Der Zeitaufwand zum Einberufen eines Ad hoc Online Meetings steht also dem spontanen Einberufen einer persönlichen Versammlung in nichts nach, kann ggf. sogar noch deutlich geringer ausfallen.

Bei wichtigen Meetings beispielsweise zu einem laufenden Projekt oder zum aktuellen Stand der Entwicklung eines Produktes ist ein Ad hoc Meeting nicht immer unbedingt die passende Wahl. Hier sollte zudem auch nur bestimmte Personen am Meeting teilnehmen können. Die Alternative ist hier ein geplantes Meeting (auch als Scheduled Meeting bezeichnet). Das Meeting selbst wir wie bei einem persönlichen Meeting geplant, das heißt es wird ein Termin festgesetzt und die Einladungen an die Teilnehmer verschickt. In diesen Einladungen ist auch ein Link zum „Konferenzraum“ sowie die Zugangsdaten enthalten. Bei Scheduled Meeting wird durch diese Zugangsdaten dafür gesorgt, dass nur die tatsächlich eingeladenen Teilnehmer auch an der Konferenz teilnehmen können. Der Aufwand vor dem Meeting ist dadurch zwar etwas größer, da ggf. mehrere Einladungen zu verschiedenen Zeitpunkten verschickt werden müssen, allerdings ist die Terminabsprache deutlich einfacher.

Die dritte Form von Meetings in der heutigen Geschäftswelt sind wiederkehrende Meetings (Recurring Meeting). Diese treten vor allen in Projekten zur Entwicklung eines bestimmten Produktes auf. Immer wieder müssen Kunden und Entwickler auf den aktuellen Stand der Entwicklung oder im Fall der Entwickler über zusätzliche Anforderungen informiert werden. Gerade bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten sind Entwickler nicht selten in verschiedene Projekte eingebunden. Dadurch kann es immer wieder passieren, dass sie für zwei Projekte zeitgleich an verschiedenen Orten sein müssen. Durch die Möglichkeit von Online Meetings stellt dies für den jeweiligen Projektverlauf keinerlei Probleme mehr da. Für den Zeitraum des Meetings kann sich der Entwickler unabhängig von seinem aktuellen Standort in die Konferenz einklinken und ggf. selbst Berichte zu aktuellen Situationen abgeben. Die Effizienz eines Meetings ist dadurch nicht mehr abhängig von der Anwesenheit eines jeden Mitarbeiters vor Ort.

Um ein Meetings selbst – unabhängig von der Form – zu starten werden je nach Anbieter verschiedene Wege verfolgt. Eine der einfachsten Varianten ist die Anmeldung auf einer entsprechenden Plattform des Anbieters selbst. Über den eigenen Benutzerbereich können dann in der Regel Online Meetings geplant, die Teilnehmer eingeladen und die Konferenzen anschließend durchgeführt werden. In der Regel werden durch den Anbieter auch Möglichkeiten zur Audioübertragung vom Redner zu den Teilnehmern bzw. umgekehrt zur Verfügung gestellt. Hierbei ist es meist unerheblich, ob die Audioübertragung über Telefon oder VoIP gewährleistet wird. In den meisten Fällen werden die Teilnehmer direkt vom Anbieter angerufen oder erhalten kostenlose Rufnummern über die sie sich an der Konferenz anmelden und teilnehmen können.

Telefonkonferenz / VoIP

Ein Meeting lebt von der Möglichkeit sich miteinander auszutauschen und ggf. Fragen zu stellen, falls die aktuelle Präsentation zu schnell vorgestellt wird. Gerade bei Kundenmeetings ist es essentiell, dass der Kunde jederzeit die Möglichkeit hat, in das Geschehen einzugreifen und seine eigenen Absichten bzw. auch seine Anforderungen darzustellen. Gerade bei einem Kick – Off Meeting ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten jederzeit miteinander austauschen können um die Anforderungen an das Projekt oder auch an das Produkt festzulegen.

Eine Möglichkeit dies zu gewährleisten ist ein integrierter Chat auf der Plattform für das Online Meeting, jedoch hängt hierbei auch viel von der Tipp – Geschwindigkeit der Beteiligten ab. Im schlimmsten Fall kann die Struktur während des Meetings verloren gehen und die Konferenz selbst wird ineffizient. Daher ist eine angegliederte Telefonkonferenz für die Audioübertragung während eines Online Meetings zwingend notwendig. Auf diese Weise können von allen Teilnehmern zu jeder Zeit Bemerkungen oder Fragen eingebracht werden. Bei den meisten Anbietern der Online Meeting – Technologie ist auch eine Telefonkonferenz im Angebot enthalten. Hierbei werden ggf. die jeweiligen Teilnehmer vom Anbieter selbst angerufen oder aber es wird eine entsprechende Rufnummer angegeben, über die sich eingeladene Teilnehmer einklinken können. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass keine Telefongebühren auftreten. Einige Anbieter bieten diesen Service zwar kostenlos an, bei anderen werden die Gebühren wie bei einem normalen Telefongespräch pro Minute berechnet. Die genauen Gebühren können bei den einzelnen Anbietern selbst eingesehen werden.

Eine deutlich günstigere Alternative ist hier die Technologie der Internet – Telefonie auch VoIP genannt. Die Teilnehmer benötigen dafür lediglich eine VoIP – Software auf ihrem Rechner und können sich dann wie über ein normales Telefon in die Konferenz einklinken. Bei verschiedenen Anbietern ist die VoIP – Software ebenfalls im Angebot für die Online Meetings enthalten und kann so direkt an der jeweiligen Plattform mit gestartet werden. Die Audioübertragung wird dadurch besonders unkompliziert möglich und jeder Teilnehmer kann sich ohne größere Probleme auch mit eigenen Worten am Meeting beteiligen. Zusätzliche Telefongebühren treten hier nicht auf, da auch VoIP im internen Netz kostenlos ist. Der Sparfaktor des Online Meetings erstreckt sich also nicht nur auf die Reise- sondern auch auf die Telefonkosten eines Unternehmens. Die Qualität der Audioübertragung leidet unter der Verwendung von VoIP nicht, sie ist ggf. sogar deutlich besser da unter Umständen auch die Übertragungsraten höher und damit zeitliche Verschiebungen geringer sind. Daher kann VoIP als elementares Mittel zur Steigerung der Effizienz eines Online Meetings angesehen werden, durch welches das digitale Meeting fast wie ein persönliches Meeting vor Ort empfunden werden kann.

Screensharing / Anwendungskontrolle

Ein großer Bestandteil eines Online Meetings ist die Möglichkeit des Screensharings. Besonders im Fall einer Schulung, die als Online Meeting beispielsweise gleich für mehrere Kunden zeitgleich durchgeführt wird, kann Screensharing sehr sinnvoll sehen. Die Teilnehmer des Meetings sehen hier den Bildschirm des aktuell Redenden auf ihrem eigenen Desktop. Wird im Meeting zum Beispiel eine neue Software vorgestellt und erklärt, kann so die Software selbst gestartet und an konkreten Beispielen erklärt werden. Bei tevia kann zusätzlich angegeben werden, welches Fenster im speziellen für alle Teilnehmer sichtbar sein kann. Dadurch wird nicht automatisch der gesamte Desktop des Redenden für alle Schulungsteilnehmer sichtbar sondern nur der tatsächlich für die Schulung notwendige Bereich.

Bei vielen Anbietern der Online Meeting Technologien ist es zusätzlich möglich die Moderation an einen anderen Teilnehmer des Meetings weiterzugeben. Auf diese Weise kann die Vorstellung des Standes der Entwicklung eines Projektes dem Kunden direkt vorgeführt und auftretende Fragen vom jeweiligen Spezialisten beantwortet werden. Dadurch wird das Meeting besonders effizient – der Kunde bekommt den aktuellen Stand seines Auftrages an konkreten Beispielen gezeigt und kann direkt Fragen einbringen ohne tatsächlich vor Ort zu sein.

Das bedeutet also, dass Screensharing vor allem in Verbindung mit einer möglichen Weitergabe der Moderation das Online Meeting genauso effizient und erfolgreich gestalten kann wie ein persönliches Meeting. Nun liegt jedoch die Vermutung nahe, dass hierfür zusätzliche Software notwendig ist, welche die Übertragung des jeweiligen Desktops gewährleistet. Dies ist allerdings nicht der Fall. Die Anbieter der Technologie von Online Meetings haben den Grundstock für Screensharing in den meisten Fällen auch mit der Weitergabe der Moderation bereits gelegt. Das Screensharing wird dabei direkt durch die Software über den Browser gewährleistet. In einigen Fällen müssen jedoch zusätzliche Lizenzen für weitere Moderatoren erworben werden, damit diese den eigenen Desktop ebenfalls in das Meeting einbringen können.

Welche Software selbst gerade dazu verwendet wird um etwas zu erklären – ob es eine Powerpoint Präsentation oder eine konkrete Demo eines Produktes ist, die Software ist hier anspruchslos was die laufenden Programme während des Screensharings angeht. Durchgehend während der ganzen Versammlung werden die Bewegungen des Mauszeigers oder etwaige Bewegungen auf der angeschlossenen Tastatur aufgezeichnet und an die Rechner der anderen Teilnehmer des Meetings übertragen. Dort werden sie fast gleichzeitig (der zeitliche Abstand ist hier sehr gering und daher kaum merkbar) auf den Bildschirm der Teilnehmer ausgeführt, wodurch diese den Erklärungen des aktuellen Redners besser folgen können.

Funktionen während des Meetings (Chat, Whiteboard)

Ein Meeting besteht nicht nur aus den Menschen, die sich in einem Raum einfinden und miteinander Informationen austauschen bzw. neue Informationen besprechen. In einem Meeting werden Ideen entwickelt und Vorgänge geplant. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten des Herangehens die in einem persönlichen Meeting selbstverständlich sind. Beispielsweise kann an einer Tafel alles bisher Besprochene festgehalten oder eine Ideensammlung niedergeschrieben werden. Ein Kick-Off Meeting lebt geradezu von dem Brainstorming, das mit allen Anwesenden gleichzeitig durchgeführt wird.

Da dies und noch viel mehr zu den grundlegenden Möglichkeiten eines Meetings gehört und sie elementar für einen effizienten Verlauf eines Meetings sind, dürfen sie natürlich auch in einem Online Meeting nicht fehlen. Aus diesem Grund gibt es bei den einzelnen Anbietern verschiedene Funktionen für das Online Meeting, die dafür sorgen, dass auch die digitale Ausführung einem persönlichen Meeting vor Ort in nichts nachsteht.

Aus diesem Grund darf die Möglichkeit des Austausches der einzelnen Teilnehmer untereinander bei einem Online Meeting auf keinen Fall fehlen. Dabei ist es unerheblich, ob der Austausch über eine Telefonkonferenz oder einen integrierten Chat erfolgt. Eine Telefonkonferenz ggf. auch über VoIP ermöglicht einen durchgehenden unkomplizierten Austausch der Teilnehmer. Eine andere Variante ist die Möglichkeit sich mit einer Frage vormerken zu lassen. Der Moderator hat in diesem Fall die Möglichkeit den jeweiligen Teilnehmern das Wort zu erteilen um anschließend auf die gestellte Frage zu antworten. In einem Chat kann jeder Teilnehmer Bemerkungen und auch Fragen direkt schriftlich einfügen. Hier ist jedoch die Gefahr ggf. groß, dass das Meeting zu „schriftlich“ wird und der eigentliche Austausch dabei verloren geht.

Die oben erwähnte Möglichkeit des Brainstormings wird in einem Online Meeting über eine Whiteboard – Funktion gewährleistet. Das Whiteboard kann als ein Ersatz der sonst üblichen Tafel bei persönlichen Meetings gesehen werden. Hier können entweder die gerade besprochenen und ggf. beschlossenen Punkte festgehalten oder das erwähnte Brainstorming zusammen mit allen Teilnehmern durchgeführt werden. Dabei haben sämtliche Teilnehmer gleichzeitig Zugriff auf das Whiteboard und können so ihre jeweiligen Ideen direkt darauf vermerken und den anderen Teilnehmern zugänglich machen.

Bei Kunden-Meetings sind ebenfalls oft mehrere Mitarbeiter des Unternehmens anwesend und jeder soll ggf. auch einen Bereich des aktuellen Projektes vorstellen. Hierfür gibt es bei einigen Anbietern die Möglichkeit die Moderation zum Meeting an einen der Teilnehmer direkt weiterzugeben. Darin inbegriffen ist oft auch das Screensharing, das heißt es ist aktuell immer der Desktop des gerade Redenden zu sehen. Auf diese Weise können die Erklärungen direkt mit Bildern und ggf. Diagrammen belegt und untermauert werden. Die Firma conject geht hier sogar noch einen Schritt weiter. Hier gibt es nur einen Moderator, der jedoch einem anderen Teilnehmer die Möglichkeit geben kann etwas vorzuführen. Dazu wird auf den Bildschirm des jeweiligen Teilnehmers verbunden, wo dieser dann seine Ausführungen verdeutlichen kann. Die Funktion des Moderators bleibt jedoch auch weiterhin beim vorherigen Moderator. Durch diese Möglichkeit kann auch in Online Meetings eine klare Linie verfolgt werden ohne an Effizienz einzubüßen.

Sicherheit

Die Zielgruppe der Anbieter für Online Meetings sind große aber auch mittelständische Unternehmen, denen es so ermöglicht werden soll jederzeit unkompliziert Meetings anzusetzen und durchzuführen. Die Möglichkeiten des Meetings selbst sind dabei groß und können von internen Meetings mit den Mitarbeitern bis hin zu Vertragsverhandlungen reichen. Dabei werden nicht selten verschiedene sensible Daten präsentiert, die so nur dem zugelassenen Personenkreis zugänglich sein sollen. Da die Daten und das Meeting über die Internetverbindungen der Teilnehmer übertragen wird, ist es für die Unternehmen essenziell, dass die Sicherheit der Daten durchgehend gewährleistet wird.

Einen ersten Schritt zum Schutz der Daten bieten sicherlich die Passwörter, die für jeden Teilnehmer individuell über verschiedene Techniken generiert werden. Der Anbieter tevia generiert die jeweiligen Passwörter beispielsweise über ein Zusammenspiel von drei unterschiedlichen Zufallsgeneratoren. Die resultierenden Passwörter sind in jedem Fall einzeln generiert und äußerst sicher. Auch die Sessions für das jeweilige Online Meeting werden bei tevia über diese hochsicheren Generatoren erstellt. Die resultierende 2048 – Bit – Schlüssellänge ist bezeichnend für die Sicherheit der generierten Verbindungs- und Sessionnummern. Doch auch andere Anbieter machen sich bei der Generierung der Passwörter Gedanken über die Sicherheit der vergebenen Passwörter sowie der erstellten Sessionnummern.

Aber auch das Thema Verschlüsselung spielt bei Online Meetings eine große Rolle und wird von sämtlichen Anbietern ebenfalls als sehr wichtig eingestuft. Die Daten werden dabei über den jeweils verwendeten Standard verschlüsselt und dann zusätzlich geschützt an die jeweils anderen Teilnehmer übertragen. Die Art der Verschlüsselung selbst ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und kann beispielsweise eine 128 oder 256Bit – Verschlüsselung sein.

Tevia bietet zusätzlich ein spezielles Signaturzertifikat, das für weitere Sicherheit der Daten sorgen soll. Hierbei handelt es sich um ein 2048Bit – Zertifikat, das für die Authenzität der Clients, Conference-Center aber auch der Teilnehmer sorgen soll. Jeder Teilnehmer braucht beispielweise dieses Zertifikat um sich überhaupt am Conference-Center bzw. dem Meeting anmelden zu können.

Eine andere ggf. auch zusätzliche Schutzmaßnahme ist eine Firewall auf der Seite des Anbieters. Sie wird beispielsweise von conject angeboten. Unberechtigte Zugriffe werden durch die Firewall direkt gebloggt und zusätzlich protokolliert. Berechtigte Teilnehmer können sich über einen speziellen Zugang an der Firewall authentifizieren und anschließen am Meeting teilnehmen. Jedem Teilnehmer werden hier zudem besondere Funktionsrechte zugeschrieben, die sich von Teilnehmer zu Teilnehmer jedoch unterscheiden können. So kann selbst innerhalb eines Unternehmens nur bestimmten Mitarbeitern der Zugang zu bestimmten Meeting-Daten erlaubt werden. Sensible Daten, die zum Beispiel für einige der Mitarbeiter nicht erreichbar sein sollen, sind dadurch zusätzlich geschützt. Auch für den Fall eines Serverabsturzes sorgt conject vor. Während des Online Meetings werden sämtliche Daten in regelmäßigen vergleichsweise kurzen Abständen mit einem Spiegel Server verglichen und dort ebenfalls vorübergehend gespeichert. Fällt der eigentliche Server des Meetings aus, ist nicht automatisch das Meeting beendet und sämtliche Daten sind verloren sondern der Spiegel Server übernimmt die Durchführung des Meetings.

Diese und bei manchen Anbietern noch weitere Maßnahmen sorgen für einen hohen Schutz der Daten um eventuellen Missbrauch von sensiblen Informationen gar nicht erst möglich zu machen. Dadurch sind auch Vertragsverhandlungen über ein Online Meeting machbar ohne sich Sorgen über die verwendbaren Daten machen zu müssen.

Umweltschutz

Das Thema Umweltschutz ist in der heutigen Zeit des Klimawandels und der Erderwärmung ein allgegenwärtiges Thema, das nicht nur für die Regierungen der jeweiligen Länder wichtig sein sollte. Dass Meetings für die Geschäftswelt nicht nur wichtig, sondern auch essenziell sind, steht außer Frage. Ohne die Möglichkeit eines Online Meetings sind daher längere Fahrten im Auto oder der Bahn fast an der Tagesordnung um den Erfolg des eigenen Unternehmens zu beeinflussen. Kundenbeziehungen leben von regelmäßigen Treffen und Präsentationen des aktuellen Stands eines Projektes. Aus diesem Grund gibt es für ein Unternehmen keine andere Wahl als die Durchführung von regelmäßigen Meetings – sowohl intern als auch mit den eigenen Kunden.

Online Meetings vereinfachen diese Durchführung und erhöhen gleichzeitig die Möglichkeiten für die Meetings eines Unternehmens. Zusätzlich werden die auftretenden Kosten reduziert, da sowohl die Zeit für die Organisation einer Reise als auch die Zeit für die Reise selbst eingespart werden kann. Das rechnet sich nicht nur für große Konzerne sondern kann auf für kleinere mittelständische Unternehmen ein guter Ansatzpunkt zur Einsparung von Kosten sein. Der positive Nebeneffekt des Umweltschutzes unterstützt die Wahl der Online Meetings als Alternative zu persönlichen Meetings nur noch zusätzlich.

Besonders in schweren Zeiten, in denen es für mittelständische Unternehmen zusehends schwieriger wird Gewinn zu erwirtschaften, kann die Technologie der Online Meetings ein wirksames Mittel sein um den Erfolg des eigenen Unternehmens merklich zu beeinflussen. Online Meetings sind nicht nur ein effektiver Weg um sich am Schutz der Umwelt zu beteiligen sondern können sogar als eine Art „Aushängeschild“ für das eigene Unternehmen wirken. Ein Unternehmen, das auf Online Meetings in seiner Beziehung zum Kunden setzt, wirkt nach außen fortschrittlich und wird dadurch attraktiver für weitere potentielle Kunden. Die Unterstützung des Umweltschutzes ist ein zusätzliches, positives Bild, das ein Unternehmen durch Online Meetings nach außen zeichnet.

Die Unterstützung beläuft sich zum großen Teil auf die Verringerung der Belastung durch weniger Geschäftsreisen im Auto. Eine Geschäftsreise kann zwar auch weniger Umweltbelastungen nach sich ziehen, wenn sie in der Bahn zurück gelegt wird, jedoch ist es noch immer umweltschädlicher als ein Online Meeting. Sobald sich die Kunden oder einige der notwendigen Mitarbeiter jedoch auf einem anderen Kontinent oder in einem anderen Land befinden, reichen weder Auto noch Bahn um ein persönliches Meeting durchzuführen. In einem solchen Fall sind ggf. auch längere Flugreisen nötig, welche eine deutlich stärkere Umweltbelastung bedeuten als mehrere Geschäftsreisen mit dem Auto.

Online Meetings sind also besonders bei Meetings über die Grenzen des eigenen Landes oder Kontinentes hinaus ein wirksames Mittel um den Umweltschutz mit zu beeinflussen. Aber das ist noch nicht alles. Durch die digitale Form des Mediums selbst, liegen auch sämtliche Präsentationen und eventuell festgehaltenen Ideen zwangsweise digital vor. Die Daten zu einem Meeting können dadurch deutlich einfacher unter den jeweiligen Teilnehmern der Konferenz ausgetauscht und ggf. sogar nachträglich erweitert werden. Dadurch wird einiges an Papier eingespart, was den Teilnehmer während eines Meetings ggf. hätte ausgehändigt werden müssen. Vor allem Berichte müssen so nicht mehr für jeden Teilnehmer selbst ausgedruckt werden um die Wissensgrundlage für die eigene Präsentation zu liefern. Durch die digitale Form des Meetings haben alle Teilnehmer Zugriff auf die Daten, die zum Verständnis der Präsentation notwendig sind. Das Papier wird gespart und ein weiterer Baum bleibt ggf. etwas länger stehen. Ein weiterer positiver Aspekt sind auch hier die eingesparten Kosten für Papier und Druck beim Unternehmen selbst, doch sind dies eher Randerscheinungen. Der Umweltschutz selbst ist ein großes Argument für die Durchführung von Online Meetings und sollte definitiv für Unternehmen als überzeugend gelten, wenn der Umweltschutz bei ihnen groß geschrieben wird.